情シスのアウトソーシングとは？委託できる業務と導入のメリット・注意点などを解説

情シスの業務は年々高度化・多様化しており、限られた人員で対応するのが難しくなっています。こうした背景から注目されているのが、情シスのアウトソーシングです。委託できる業務内容や導入メリット、活用時の注意点などを詳しく解説します。

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情シスのアウトソーシングとは？

情シスのアウトソーシングとは、社内の情報システム部門が担ってきた業務の一部または全部を、外部の専門事業者に委託することです。人材不足や業務の属人化、対応品質のばらつきといった課題を解消する手段として注目されています。

委託できる範囲は企業のニーズに応じて柔軟に設定でき、定型的な運用業務から高度な技術支援まで多岐にわたるのが特徴です。近年ではクラウドサービスの普及やリモートワークの拡大により、情シス業務の複雑化が進んでおり、専門業者への委託を検討する企業が増加しています。

情シスのアウトソーシングで委託できる業務範囲

情シスのアウトソーシングでは、以下のように端末のキッティングや資産管理をはじめ、アカウント・権限管理やインフラ運用保守など幅広い業務を委託できます。自社の課題と体制に合わせて、切り出す範囲をうまく設計することが重要です。

ヘルプデスク・問い合わせ対応

社内から寄せられるIT関連の問い合わせ対応は、情シス業務の中でも件数が多く、対応工数が膨らみやすい領域です。操作方法の質問やトラブル対応をアウトソーシングすることで、担当者の負荷を抑えつつ、迅速で安定した対応が可能になります。

問い合わせ窓口を一本化することで対応品質のばらつきを防げるので、利用者満足度の向上にも寄与するでしょう。

さらに、対応履歴を蓄積・分析することで、問い合わせが多い業務やシステム上の課題を可視化しやすくなります。その結果、マニュアル整備やシステムの改善にもつなげられます。

キッティング・資産管理（貸与・返却・棚卸し）

キッティングとは、新入社員や部署異動の際にPCやスマートフォンなどの端末を、業務で使える状態にセットアップする作業です。

PCやスマートフォンのキッティングや、IT資産の貸与・返却管理、定期的な棚卸しといった業務は、情シスにとって負担が大きくなりがちな領域です。特に入退社や異動が多い企業では、突発的な対応が発生しやすく、他業務を圧迫する要因になりかねません。

そこでアウトソーシングを活用すれば、機器の初期設定や台帳管理、棚卸し対応を一貫して任せられます。OSのインストールやセキュリティ設定、業務アプリケーションの導入といった手順が標準化できるため、設定ミスや漏れを防ぎつつ迅速な展開が可能になります。

アカウント・権限管理（入退社対応・ID管理・SaaS設定）

従業員の入退社に伴うアカウントの作成や削除、各種システムへのアクセス権限の付与や変更といった業務は、セキュリティ上非常に重要です。特に昨今はクラウドサービスやSaaSツールの利用が拡大しており、管理すべきアカウントの種類と数が増加傾向にあります。

こういったアカウント管理業務は、正確かつ迅速な対応が求められる一方で、ルーティンワーク的な側面も強いため、アウトソーシングに適した領域です。専門業者に委託することで、ヒューマンエラーを減らしつつ、対応のスピードを向上できます。

インフラ運用保守（ネットワーク・サーバー・クラウド監視）

企業のITインフラであるネットワーク機器やサーバー、クラウド環境の監視・保守業務も、24時間365日の対応が必要な場合もあり、社内リソースだけでは負担が大きい領域です。

障害発生時の迅速な対応や定期的なメンテナンス、セキュリティパッチの適用など、専門的な知識と経験が必要な作業が多く含まれます。特に、クラウド環境の監視については、AWSやAzureなどプラットフォームごとの専門知識が求められるため、自社で全てを賄うのは容易ではありません。 

そこでインフラ運用保守をアウトソーシングすることで、高度な技術力を持つエンジニアのサポートを受けながら、安定したシステム運用が可能になります。

情シスのアウトソーシングのメリット

情シスのアウトソーシングは、単なる人手不足の解消だけでなく、組織全体のIT運用を見直すきっかけにもなります。業務の切り出し方次第で、効率化と品質向上を同時に実現できます。情シス業務をアウトソースするメリットについて、ここで整理しておきましょう。

運用負荷を減らしてコア業務に集中できる

情シス部門は日々、問い合わせ対応やトラブルシューティング、定型的な設定作業など、多種多様な業務に追われています。

これらの運用業務に想定以上に時間を取られると、本来注力すべき経営戦略に沿ったIT施策の立案やシステムの改善提案といった、コア業務に十分な時間を割けなくなるでしょう。

そこでアウトソーシングによって、定型業務や専門性の高い運用保守を外部に委託すれば、社内の情シス担当者はより付加価値の高い業務への集中が可能になります。その結果、企業全体のIT活用レベルが向上し、事業の成長の加速につながります。

専門知見を活用でき品質が安定する

IT技術は日々進化しており、セキュリティ対策やクラウド技術、最新のツール活用など、幅広い分野で専門知識が求められます。しかし、社内のリソースだけで全ての領域をカバーするのは現実的ではありません。

アウトソーシング業者は特定分野の専門家を擁しており、最新の技術動向やベストプラクティスに精通しています。こうした専門知見を活用することで、社内では実現困難だった高品質なサービス提供が可能になります。

また、業務が標準化されたプロセスで実行されるため、担当者による品質のばらつきが減り、安定したサービスレベルの維持・向上が可能です。

属人化を抑えられる

情シス業務は専門性が高く、特定の担当者にしか分からない作業が生まれやすい傾向があります。こうした属人化が進むと、担当者の休暇や退職時に業務が滞るリスクが高まります。

一方、アウトソーシングでは業務がマニュアル化され、複数の担当者でカバーする体制が整っているため、特定個人への依存度を下げられるのもメリットです。

また委託先との契約においては、業務手順書の整備や引き継ぎ体制の構築が求められるため、結果的に業務の可視化と標準化も進むでしょう。組織としての業務継続性が高まり、安定した情シス運営が可能になります。

必要な範囲のみ柔軟に活用できる

アウトソーシングの大きなメリットは、委託範囲を企業のニーズに合わせて柔軟に設定できることです。繁忙期だけスポット的に支援を受けたり、特定のプロジェクト期間中のみ専門人材をアサインしてもらったりと、状況に応じた活用が可能です。

正社員を増やすと固定費が増加しますが、アウトソーシングなら必要な場面で必要な分だけリソースを確保できるため、コストの最適化にもつながります。また小規模な業務から段階的に委託範囲を広げられるため、自社の状況を見極めつつ、無理なく導入を進められます。

情シスのアウトソーシングの注意点

アウトソーシングには多くの利点がある一方で、委託範囲や役割分担を曖昧にするとトラブルにつながる可能性があります。業務内容や責任範囲、対応レベルを事前に明確にし、先方の担当者ときちんとコミュニケーションを取れる体制を構築しましょう。

また業務を全面的に外部委託すると、社内の技術力が低下し、将来的に内製化したい場合や委託先を変更する際に困難が生じる可能性もあります。コア業務は社内に残し、定型業務や専門性の高い領域を選択的に委託するバランスが重要です。

併せて、委託先の管理体制やルールなども確認し、自社のセキュリティ方針と整合が取れているかも見極めましょう。

情シスのアウトソーシングの選び方

自社に合ったアウトソーシングの業者を選ぶには、自社のニーズと業者の強みを正確に照らし合わせることが大切です。まずは、委託したい業務範囲を明確にして、対応できる実績とノウハウを持つ業者を選定しましょう。

また、対応時間や障害発生時の復旧目標時間、問い合わせへの回答速度など、具体的な品質基準が明示されているかも確認が必要です。ビジネス環境の変化に応じて委託範囲を調整できるか、担当者との連絡が取りやすいかなどをチェックして、長期的なパートナーシップを築ける相手か見極めましょう。

無理のない範囲で情シスのアウトソーシングを活用する

情シスのアウトソーシングは、人手不足や業務過多に悩む企業にとって有効な解決策です。キッティングやアカウント管理、インフラ運用といった業務を外部に委託することで、現場担当者の運用負荷を軽減しつつ、外部の専門的な知見を活用できます。

一方で、ノウハウの流出リスクやセキュリティ管理、コミュニケーションコストといった注意点もあるため、慎重な検討が必要です。自社の現状と課題を正しく把握し、まずは無理のない範囲で段階的に導入を進めつつ、慎重に費用対効果を判断することが大事です。