ハードウェア資産管理とは？概要やメリット、運用のポイントを解説

ハードウェア資産管理を行えば、無駄な支出を抑えられるほか、セキュリティと法令順守を強化できます。運用を安定させるためには、ルール整備とIT資産管理ツールの活用が重要です。本記事では、ハードウェア資産管理の基本やメリット、運用のコツを解説します。

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ハードウェア資産管理の基礎知識

ハードウェア資産管理は、社内で使用する機器を把握し、適切に管理する取り組みです。対象になるものやライフサイクルなど、まずはハードウェア資産管理の基本を押さえておきましょう。

ハードウェア資産管理とは

企業が保有するIT機器は、導入から廃棄まで一貫した管理が求められます。企業内で使用するIT機器の所在・状態・利用状況を正確に把握し、適切に運用する取り組みがハードウェア資産管理です。

IT機器の管理が不十分な場合、未使用機器の放置や従業員の私物端末の利用、保守切れの見落としといった問題が起こりやすくなります。ハードウェア資産管理を行えば、このような無駄やリスクを抑え、コスト管理やセキュリティ対策を進めやすくなります。

かつてのハードウェア資産管理では、Excel台帳を使った管理が一般的でした。しかし、近年はIT資産管理ツールを導入して効率的に運用する企業が増えています。

ハードウェア資産管理の対象になるもの

ハードウェア資産管理の対象になるものを以下にまとめました。

分類	具体例	把握すべき情報
デバイス	デスクトップパソコン・ノートパソコン・タブレット・スマートフォン・サーバー	使用者・部署・購入日・OS・入れ替え時期
周辺機器	プリンター・複合機・モニター・キーボード・マウス・ヘッドセット・Webカメラ	設置場所・使用者・用途・管理担当
記憶媒体	USBメモリ・外付けHDD・外付けSSD・SDカード	保管場所・使用者・使用目的
ネットワーク機器	Wi-Fiルーター・スイッチ・有線LAN・アクセスポイント	設置場所・型番・更新状況
その他	プロジェクター・会議用端末・IP電話	使用部署・購入日・保守状況

ハードウェア資産管理の対象は、社内で使用されるパソコンやスマートフォンに限りません。業務に利用される物理デバイス全般が対象となり、デバイス本体に加えて周辺機器やネットワーク機器まで含めて管理する必要があります。

購入日・利用者・設置場所などの情報も整理しておくことで、管理漏れや無駄な追加購入、セキュリティリスクを抑えやすくなります。

ハードウェア資産のライフサイクル

ハードウェア資産のライフサイクルとは、機器の調達から導入・運用・保守を経て廃棄に至るまでの一連の流れを指します。

各段階を一元的に管理すれば、利用状況や劣化の把握が進み、過不足のない運用につなげやすくなります。更新時期や保守対応を計画的に整理できる点もメリットです。

近年はデバイスの種類や利用場所が広がり、管理が複雑になっています。ライフサイクルを意識した管理を行うことで、コストやセキュリティ面の課題を抑えつつ、安定したIT環境を維持しやすくなります。

ハードウェア資産管理のメリット

ハードウェア資産管理を行うことで、コスト面や安全面などにさまざまな効果が期待できます。具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

無駄な支出の削減を図れる

ハードウェア資産管理を行うことで、社内にあるIT機器の利用状況が明確になり、余剰機器の再利用や再配置を進めやすくなります。使われていないパソコンや周辺機器を把握できれば新たな購入を抑えられ、機器調達にかかる費用の見直しにつなげることが可能です。

また、保守契約やソフトウェアライセンスの内容を整理すると、過剰な契約や不要な更新を減らせます。IT関連の支出全体を把握しやすくなり、計画的なコスト管理を行いやすくなるでしょう。

機器の購入時期や入れ替え予定を把握しておけば、突発的な支出を避けやすくなります。中長期の予算計画を立てやすくなる点も、ハードウェア資産管理によるメリットです。

セキュリティが向上する

社内で利用されている機器の状況を可視化することで、管理外となっているIT資産を減らしやすくなります。OS・ソフトウェア・ファームウェアの更新状況を把握しておけば、脆弱性を放置するリスクを抑えることが可能です。

また、端末の利用者や持ち出し履歴の管理により、紛失・盗難・不正利用が起きた場合でも原因を追跡しやすくなるでしょう。テレワークなど多様な働き方が広がる中でも、情報漏洩を防ぎやすい運用体制を整えられます。

セキュリティ対策を個人任せにせず、組織全体で統一した基準を設けやすくなる点も、ハードウェア資産管理のポイントです。運用ルールのばらつきを抑え、安定した情報セキュリティ体制を維持しやすくなります。

コンプライアンスを強化できる

ハードウェア資産管理を行うと、端末ごとのソフトウェア利用状況やインストール状況を正確に把握できるようになります。利用台数や契約内容を整理して管理すれば、ライセンス違反や不正インストールといった問題を未然に防げます。

誰がどの機器を使用しているかを明確にしておくことで、問題が発生した際の影響範囲も特定しやすくなるでしょう。監査や調査への対応をスムーズに行える点もメリットです。

ソフトウェアライセンス違反や著作権侵害は、企業にとって大きな法的・経営的リスクとなります。ハードウェア資産の状況を正確に把握し、適切に管理することで、重大な違反や信頼低下を防げます。

ハードウェア資産管理のポイント

適切なハードウェア資産管理を行うためには、仕組みづくりが重要です。運用を安定させるためのポイントを解説します。

管理の方法や範囲をルール化する

ハードウェア資産管理では、管理の方法や範囲をあらかじめルール化しておくことが重要です。登録・変更・廃棄といった各手順を明確に定め、関係者で共有すれば、属人的な運用を防ぎやすくなります。

管理対象となる機器の範囲や把握すべき管理項目を統一することで、記録漏れや管理のばらつきを抑えられます。担当者の異動や退職があっても、同じ基準で管理を続けやすくなり、長期的に安定した運用につながるでしょう。

IT資産管理ツールを導入する

ハードウェア資産管理でIT資産管理ツールを導入すれば、機器情報を自動で収集できるようになり、台帳を手作業で更新する負担を減らせます。端末の利用状況やセキュリティ状態を可視化できるため、管理漏れやリスクに気付きやすくなる点もメリットです。

IT資産管理ツールを導入するなら、IT資産のライフサイクル管理をトータルでサポートできる「Watchy」を検討するのがおすすめです。

Watchyを導入すれば、ハードウェアやソフトウェアの情報を一元管理でき、調達から運用・更新までの流れを把握しやすくなります。ソフトウェアの一斉配布や更新状況の確認に対応しており、運用負担の軽減につながることも魅力です。

また、フォルダー監視やUSBドライブ監視、Web操作の記録などの機能により、情報漏洩対策も行いやすくなります。必要な機能のみを選んで導入できるため、コストを抑えながら自社に合ったIT資産管理体制を整えられるでしょう。

ハードウェア資産管理はツールで効率化

ハードウェア資産管理は、無駄な支出の削減やセキュリティ・コンプライアンス強化につながる重要な取り組みです。対象範囲やライフサイクルを整理し、ルールを明確にすることで、安定した運用を行いやすくなります。

IT資産管理ツールを活用すれば、管理負担を減らしつつ状況を可視化できます。自社に合ったツールを選び、効率的な管理体制を整えていきましょう。