ソフトウェア資産管理とは？導入するメリットや運用のポイントを解説

ソフトウェア資産管理は、ライセンスや利用状況を把握して無駄やリスクを減らす取り組みです。台帳整備やライフサイクル管理を徹底することで、コスト最適化や監査対応が進んで運用が安定します。ソフトウェア資産管理の基本やメリット、運用のコツを解説します。

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ソフトウェア資産管理の基本

ソフトウェア資産管理は、組織のIT戦略とセキュリティ、コスト管理に深く関わる重要な活動です。 まずは、ソフトウェア資産管理の基本を押さえておきましょう。

ソフトウェア資産管理とは

ソフトウェア資産管理とは、組織内で利用しているソフトウェア資産を把握し、契約内容や利用状況を適切に管理する取り組みです。

パソコンやサーバーなど、どのハードウェアにどのソフトウェアが導入されているかを把握するとともに、保有しているライセンスの種類・数・契約条件・利用期限などを継続的に管理します。

管理が行き届いていない場合、不要なライセンス費用が発生したり、契約条件を満たさない利用によってコンプライアンス違反につながったりする恐れがあります。また、利用中のソフトウェアがサポート対象外のバージョンであることに気付かず、セキュリティ上のリスクを抱えてしまうケースも考えられるでしょう。

ソフトウェア資産管理を行うことで、利用状況を可視化できるようになり、無駄や不足を防ぎながらコスト管理とセキュリティの両立を図りやすくなります。

ソフトウェア資産管理に必要な台帳

ソフトウェア資産管理では、以下のような複数の台帳を整備し、情報を一元的に管理することが重要です。

• ハードウェア台帳（ソフトウェアを実行するパソコンやサーバー、付属ライセンスを含む機器の情報を管理）
• 導入ソフトウェア台帳（各ハードウェアにインストールされているソフトウェアの情報を管理）
• ライセンス台帳（購入したソフトウェアのライセンス内容や数量、契約条件を管理）
• ライセンス関連部材台帳（ライセンスの証明となる媒体や証書、管理キーの情報を管理）

これらの台帳に取得日・契約情報・利用状況を整理して記録しておくことで、棚卸しや更新作業を正確に進めやすくなり、無駄なコストの発生や管理漏れの防止につながります。

ソフトウェアのライフサイクル

ソフトウェア資産管理では、導入から廃棄までの各段階を一連の流れとして把握し、管理漏れを防ぐことが重要です。ライフサイクルの流れは次の通りです。

• 導入検討（業務要件・契約条件・コストを整理し、管理規定に基づいて購入可否を判断）
• 運用・保守（インストール状況やライセンス割り当てを台帳に登録し、利用状況や更新状況を管理）
• 棚卸し（台帳情報と実態を照合し、余剰や不足、不適切な利用がないかを確認）
• 廃棄（不要となったソフトウェアをアンインストールし、台帳情報を更新）

このようにライフサイクル全体を一元管理することで、コストとリスクを把握しやすくなり、計画的な更新や見直しにつなげやすくなります。

ソフトウェア資産管理のメリット

ソフトウェア資産管理を行うことで、さまざまな効果を期待できます。代表的なメリットを見ていきましょう。

ソフトウェアを効率的に管理できる

ソフトウェア資産管理を行うと、社内で利用されているソフトウェアの全体像を把握しやすくなります。割り当て・使用状況・ライセンス数・費用・有効期限・バージョンといった情報が整理され、管理状況が明確になります。

ソフトウェアの可視化が進むことで、未使用のまま契約が継続されているライセンスや、重複して導入されているソフトウェアにも気付けるでしょう。また、古いバージョンのまま利用されているソフトウェアを把握できれば、計画的な更新やセキュリティ対策にも対応できます。

結果的に、管理の無駄を減らしながら、安定した運用と業務効率の向上につなげやすくなります。

コストの最適化を図れる

契約しているライセンスと実際の利用状況の差を把握できることも、ソフトウェア資産管理に取り組むメリットの一つです。

従業員の異動や退職が発生しても管理が不十分な場合、使用されていないソフトウェアの契約が継続していることに気付きにくく、不要なコストが発生しがちです。利用頻度が低いソフトウェアや重複して導入されている製品を把握できれば、再割り当てや契約内容の見直しを検討しやすくなります。

更新時期や費用を整理しておくことで、予算計画を立てやすくなり、ライセンス費用やサポート費用の無駄を抑えた運用につながるでしょう。

セキュリティやコンプライアンスの強化につながる

ソフトウェア資産管理でソフトウェアの利用状況を把握すると、非正規ソフトや不正コピーの混入を防げます。

許可されていないソフトウェアの使用や、更新されていない古いバージョンを放置している状態は、情報漏洩やマルウェア感染の原因になりかねません。資産情報を可視化して管理すれば、リスクの把握と対策を行いやすくなります。

また、ライセンス数・契約内容・利用履歴を整理しておくことで、ベンダーによるライセンス監査にも対応できます。記録が整っていれば、違反リスクを抑えつつ、内部統制を維持しやすい状態を保てるでしょう。

ソフトウェア資産管理のポイント

ソフトウェア資産管理を適切に運用していくためには、仕組みづくりが重要です。資産管理を安定させるためのポイントを解説します。

国のガイドラインを活用する

ソフトウェア資産管理を進める際は、経済産業省が公表しているガイドラインを参考にすると、管理の方向性を整理しやすくなります。

国のガイドラインでは、資産管理の考え方や体制整備、台帳管理の基本などが示されており、自社独自のルールを設定する際の基準として活用できます。ガイドラインを土台に管理規定や運用ルールを整備すれば、担当者ごとの判断差を減らし、一定の運用品質を維持できるでしょう。

また、ガイドラインに沿って台帳に記載すべき項目や監査対応の方針を明確にしておくことで、管理レベルの底上げにつながり、継続的なソフトウェア資産管理を行いやすくなります。

ソフトウェア資産管理ツールを導入する

ソフトウェア資産管理に取り組む際は、専用の管理ツールを導入するのがおすすめです。管理ツールを活用すれば、各端末の情報を自動で収集し、統一フォーマットの管理台帳を簡単に作成できます。記載漏れや更新忘れを防ぎやすくなるでしょう。

また、手作業による確認や入力の負担が軽減されるほか、設定変更や更新作業をまとめて行えるため、担当者の業務効率が向上します。

ツール選定の際は、自社で管理すべき端末やソフトウェアの種類・台数に対応しているか、権限設定や更新作業を一括で行えるかといった点を確認しておくことが重要です。

ソフトウェア資産管理はWatchyで効率化

ソフトウェア資産管理は、ソフトウェアのライセンスや利用状況を正確に把握し、無駄な契約や管理漏れを防ぐ取り組みです。台帳整備とライフサイクル管理を行うことで、コストを抑えながらセキュリティ対策や監査対応を進めやすくなります。

ソフトウェア資産管理ツールを導入するなら、IT資産のライフサイクル管理をトータルでサポートできる「Watchy」を検討しましょう。

Watchyを導入すれば、ソフトウェアの情報を一元管理できるようになり、調達から運用、更新までの状況を把握しやすくなります。ソフトウェアの一斉配布や更新状況の確認にも対応しており、日常的な管理業務の負担軽減にもつながるでしょう。

必要な機能だけを選択できるため、コストを抑えながら自社に合ったソフトウェア資産管理体制を整えやすい点も魅力です。

スクリーン監視（画面監視）の機能紹介 - Watchy（ウォッチー）