会社メールの転送に関するリスクとは？コンプライアンス違反させないために必要な対策

会社メールの転送は便利な半面、情報管理の観点から多くのリスクを伴います。機密情報の漏洩や不正アクセスなどの恐れがあるので、きちんとルール化しなければいけません。会社メールの転送に関して、コンプライアンス違反を防ぐポイントを解説します。

会社メールの転送に潜むリスクは？

会社メールの転送は、業務効率化のために容認している企業もありますが、さまざまなセキュリティ上のリスクがあります。特に私用メールアドレスへの転送や、社外の関係者への安易な転送は、企業の情報資産を脅かす要因です。メール転送によって引き起こされる主要なリスクについて、具体的な事例を交えつつ、確認しておきましょう。

機密情報の漏洩リスク

会社のメールには、顧客情報や取引内容などの機密データが含まれています。これを私用のメールアドレスへ転送すると、情報が外部サーバーに保存され、社内の管理外に置かれてしまう危険があります。

特に、フリーメールやクラウドサービスを経由する場合、通信経路の暗号化やアクセス制限が十分でないケースもあり、第三者が不正に閲覧する可能性も否定できません。誤送信によって他者に情報が漏れる事例も多く、たった一度の転送が企業全体の信頼を失墜させる要因となる恐れがあります。

ウイルス感染のリスク

メール転送によって、ウイルスやマルウェアが社内ネットワークに侵入するリスクもあります。個人の私用端末に届いたメールが感染していた場合、再度社内で開封することで、被害が拡大する可能性もあります。

特に、個人のメール環境ではセキュリティソフトの更新が不十分だったり、添付ファイルの検知機能が弱かったりする場合も少なくありません。その結果、業務データの破損や外部への情報流出といった深刻な事態を招くこともあります。

不正アクセスのリスク

転送されたメールが保存される個人アカウントが、不正なアクセスを受けるケースもあります。パスワードの使い回しや二段階認証の未設定など、個人のセキュリティ対策の甘さが原因となり、攻撃者に企業情報を盗まれるリスクがあるので、十分注意が必要です。

また、転送先がクラウドサービスの場合、外部サービスの障害や脆弱性が原因で、重要なデータが流出する恐れもあります。一度流出した情報は完全に回収するのは困難であるため、企業の社会的信用の失墜や取引の停止など、重大な結果を招きかねません。

会社メール転送によるコンプライアンス違反を防ぐには？

コンプライアンスの違反を防ぐためには、上記のリスクをよく認識した上で、メールの運用に関するルールの整備や技術的な制御、従業員の意識改革などが必要です。それぞれの点について、具体的な施策を確認しておきましょう。

社内規定の整備と周知

まずは、メール転送に関する明確なルールを策定し、全従業員に周知することが対策の第一歩です。規定には、どのような情報を転送してはいけないのか、転送が許可される条件は何か、違反した場合の罰則などを明記する必要があります。

例えば、顧客の個人情報や契約に関する機密情報を含むメールは転送禁止とし、業務上必要な場合でも上長の承認を必須とするなど、段階的な管理体制を構築します。また、規定は法改正や社会情勢の変化に応じて定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが重要です。

技術的な制御とシステム導入

社内規定の整備と並行して、技術的な手段によりメール転送を制御することも重要です。メールサーバーの設定で自動転送機能を無効化したり、特定のドメイン以外への転送を禁止したりすることで、物理的に転送を防げます。

また、DLP（データ損失防止）ツールやメール監査システムを導入すれば、転送時に機密情報が含まれていないかを自動的に検出できます。これらの仕組みは、従業員が誤ってルールを破ってしまうことを未然に防ぐだけでなく、万一の際にも原因を迅速に特定できるのがメリットです。

従業員教育と意識向上

システムによる制御に加えて、従業員の情報セキュリティの向上を図る必要があります。メールの安易な転送がなぜ危険なのか、どのような結果を招くのかを理解してもらうことで、リスクある行動を従業員が自ら避ける姿勢が生まれやすくなります。

定期的な研修やテストを通じて、具体的な事例を共有しつつ、注意喚起をすると効果的です。組織全体で「情報を守る」という意識を醸成し、情報管理の精度を高めましょう。

安全で効率的なメール運用を実現するポイント

社内メールを安全に運用するには、利便性とセキュリティのバランスを取ることが重要です。業務効率を理由に無制限に転送を許可するのではなく、社内システム上で安全に閲覧・共有できる環境を整えましょう。

例えば、クラウド型のメール管理システムや社内ポータルを活用すれば、転送せずとも必要な情報にアクセスできます。また、メール暗号化や多要素認証など、さまざまなセキュリティ対策を組み合わせることで、利便性を損なわずに安全性の確保が可能です。

加えて、定期的なセキュリティ診断を実施し、脆弱性を早期に発見・対処することも大切です。これらの対策を総合的に実施することで、セキュリティと利便性の両立を図りましょう。

メールの転送リスクの対策を徹底しよう

メールの転送は利便性が高い一方で、企業情報や顧客データの漏洩の原因にもなり得ます。機密情報の漏洩や不正アクセス・ウイルス感染などは、甚大な被害をもたらす恐れがあるので、十分注意しなければいけません。 

こうしたリスクを防ぐためには、社内ルールの明確化やシステムによる制御、従業員教育を効率的に進めることが大事です。自社の状況に合わせた包括的なセキュリティ体制を構築し、全従業員がルールを理解して、安全に利用できるようにしましょう。