USBメモリはやめるべき？使用禁止の企業が多い理由や注意点などを解説

USBメモリは持ち運びなどの面で利便性が高いものの、情報漏洩やウイルス感染などのリスクも伴います。そのため近年は、USBメモリの使用を禁止する企業も少なくありません。企業がUSBメモリを使用禁止にする理由やその方法、注意点について解説します。

USBメモリを使用禁止にしている企業が多い理由

USBメモリは、持ち運びやすくデータ移行にも便利なツールですが、企業の情報セキュリティを脅かすリスクがあるため、使用を制限する動きが広まっています。まずは、多くの企業がUSBメモリの使用を禁止している理由を、具体的に見ていきましょう。

情報漏洩リスクの高まり

ビジネスシーンにおいて、USBメモリの使用による最も大きなリスクは、機密情報の漏洩です。小型で取り扱いが容易な半面、紛失や盗難の可能性があり、重要なデータが意図せず社外に流出する事態を招きかねません。

特に、顧客情報や取引先との契約データなどが漏洩した場合、企業の信用失墜や損害賠償といった、重大な問題に発展する恐れがあります。こうした背景から、多くの企業がUSBメモリを使ったデータ移動をリスクが高いと考えており、使用を禁止する傾向が強まっています。

内部不正やデータ持ち出しの危険

USBメモリは悪意のある社員による、情報の不正な持ち出しに利用されやすい媒体です。社内ネットワークを通さず大量のデータをコピーできるため、システム管理者の目が届きにくく、知らない間に、情報が外部に流出している可能性があります。

事実、ある企業の競合に転職した元社員が、機密資料をUSBメモリに保存し、不正に持ち出した事件もあります。内部不正を未然に防ぐには、業務にUSBメモリを使えないようにするのが有効であるため、その観点から使用を禁じている企業は少なくありません。

ウイルス感染のリスク

ウイルス感染の媒介となるリスクも高いのが、USBメモリの特徴です。社員がウイルスに感染したPCでUSBメモリを使っており、社内の端末でも使用すれば、社内ネットワークにウイルスが広がる恐れがあります。

特に、USBメモリ接続時の「自動起動」機能を悪用したウイルス感染は、過去に大きな被害をもたらしたことがあります。こういったセキュリティ上のリスクを回避するためにも、USBメモリの使用制限は有効な施策の一つです。

社内でUSBを使用禁止にする方法

USBメモリの使用を制限・禁止するため、多くの企業はさまざまな対策を講じています。代表的な方法を確認しておきましょう。

物理的なUSBポートの封鎖

USBメモリの使用を制限する確実な方法の一つが、PC本体のUSBポートを物理的に封鎖することです。例えば、専用のカバーや封印シールを用いて、各ポートを使用不能にすることで、意図的・偶発的なUSBメモリの接続を防げます。

また一部の企業では、ハードウェアレベルでポートを無効化する場合もあります。ポート自体を無効化しておけば、実質的にUSB機器を接続できない環境の構築が可能です。

OSやセキュリティソフトによる制御

USBポートの使用を、ソフトウェアレベルで管理するのも有効な手段です。OSの設定やグループポリシーの利用により、特定のユーザーや端末に対して、USBデバイスの読み書きを禁止できます。

また、エンドポイントセキュリティ製品を導入すれば、USBメモリの使用履歴の監視や不正なアクセスの遮断など、より高度な管理が可能です。こうした技術的な対策を講じることで、利便性と安全性のバランスを保ちつつ、効率的にUSBメモリの利用を制限できます。

社内ポリシーの策定と周知

物理的・技術的な制御に加えて、USBメモリの使用に関する社内ルールの明文化も必要です。業務でのUSBメモリの使用は原則禁止し、やむを得ず使用する場合は、情報システム部門の許可を得るといった運用ルールを定め、全社員に徹底周知しましょう。

また、違反が発覚した場合の対応もあらかじめ明示することで、ルールの実効性が高まります。USBメモリーの使用を含むセキュリティポリシーの策定に加えて、運用を形骸化させないための定期的な見直し・改善も求められます。

USBを使用禁止にする際の注意点

USBメモリの使用を制限する際には、社員への負担や業務効率の低下を防ぐ工夫が必要です。まずは自社の業務において、USBメモリの使用が本当に必要（不要）かを検討し、全面的に禁止にするのか、例外的な使用を認めるのかを決めましょう。

全面的に禁止するのではれば、業務上の利便性を損なわないために、代替手段（ファイルサーバーやクラウドストレージの利用など）を考えなければいけません。

さらに、抜け道となる方法や機器にも注意を払い、社員による不正なデータの持ち出しの可能性や、その経路について事前に把握・対策しておく必要があります。

ログ管理体制の強化も検討しよう

USBメモリの使用の制限は、情報漏洩や不正アクセスといった、セキュリティリスクを軽減するための有効な手段です。社員への負担や業務効率の低下を考慮しつつ、必要に応じて使用の禁止を検討するとよいでしょう。

ただし社内のセキュリティを担保するには、USBメモリの制限だけでは万全とはいえません。仮に社内ネットワーク経由で不正なデータの送受信が行われた場合、それを検知・追跡できる体制が整っていなければ、問題の早期発見は困難です。

そこでログ管理体制の強化により、アクセス履歴やファイル操作のログを自動的に取得し、異常な動きがあれば、即座にアラートを出せる仕組みの構築がおすすめです。

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