情シスの立ち上げのポイント。手順や立ち上げ後の注意点などを解説

企業によるITの活用が高度化する中で、いわゆる「情シス（情報システム部門）」の重要性が増しています。立ち上げに必要な知識やステップ、注意すべきポイントなど、基本的なところを解説します。情シスの運用を見直したい企業も参考にしてみましょう。

情シスの基本知識

情シスは単なるITサポートではなく、企業全体の業務効率の向上や、情報資産の管理を担う中核的な部門です。まずは情シスに関する基本的な知識について、整理しておきましょう。

情報システム部の略語

情シスとは「情報システム部門」の略称であり、企業や組織内での情報管理やIT環境の整備、運用を担当する部門を指します。英語では「Information Systems Department」や「IT Department」と呼ばれることもありますが、日本では「情シス」の略称が定着しています。

単なるIT担当者とは異なり、組織の情報資産を戦略的に管理し、業務改善や効率化を図る役割を担う重要な部門です。ただし、中小企業では独立した部門として存在しない場合もあり、総務部など他の部署が兼任するケースも見受けられます。

情シスの仕事内容

情シスの主な仕事内容は、社内ネットワークや業務システムの管理です。さらにIT機器の調達や保守、ヘルプデスク対応、情報セキュリティ対策なども含まれます。

また、近年ではクラウドサービスの選定・導入や、テレワーク環境の整備など、より戦略的な業務を担う場合も珍しくありません。システムトラブルの対応だけではなく、業務部門と連携しながら業務効率化の提案をするケースも多く、ITを手段として経営課題を解決する立場にあります。

企業によっては担当者が一人で全てを担う場合や、他部門と兼任する場合もありますが、いずれも社内のIT活用を推進し、生産性の向上に貢献しています。

情シス立ち上げのステップ

情シス部門を立ち上げる際には、現状の課題やニーズを正確に把握し、自社に合った運用体制やルールを設計する必要があります。以下のように、組織の規模や既存システムの状況を踏まえて、段階的に基盤を整備していきましょう。

現状の把握と運用体制の設計

まず、社内のIT環境について正確に把握することが、情シス立ち上げの第一歩です。社内でどういったツール・システムを運用しているのか、誰がどのように運用しているのか整理しましょう。

既存のハードウェアとソフトウェア、ネットワークインフラの棚卸しを行い、各システムの利用状況と課題・改善点を明確にします。同時に、IT関連の業務を担当している社員のスキルレベルや、業務負荷を把握し、新しい体制での役割分担を検討します。

その上で必要な人員配置や業務分担、外部委託の活用も含めた運用体制を設計し、スムーズに業務を開始できるようにしましょう。

基盤の整備とルールづくり

情シス立ち上げの実務段階では、ITインフラの整備と社内ルールの策定が必要です。ハードウェアの調達やネットワーク環境の構築、業務に必要なアプリケーションやソフトの導入など、IT基盤を整える作業から着手します。

また並行して、セキュリティやアカウント運用などに関する社内規定を明文化し、全社員に周知・徹底しましょう。パスワードの運用ルールやソフトウェアのインストール申請フロー、外部クラウドサービスの利用ルールなどを検討します。

これらのルールは、後に発生するトラブルや情報漏洩を防ぐためにも、可能な限り立ち上げ初期に整備しておくことが大事です。

情シスの立ち上げ後の注意点

情シスを立ち上げた後も、運用体制やルールの継続的な見直しが不可欠です。以下のように、情報セキュリティや業務改善の観点から、定期的なアップデートと社内教育が求められます。

情報セキュリティポリシーを設計・更新する

社内で情シスを立ち上げた後は、IT環境の変化や新たな脅威に対応するため、情報セキュリティポリシーの設計と定期的な更新が必要です。

セキュリティ対策は一度策定して終わりではなく、業務フローやシステムの変更、外部環境の変化に応じて柔軟に見直すことが求められます。全社員への周知や教育も併せて実施し、セキュリティ意識の向上を図りましょう。

定期的に体制を見直す

情シスの運用体制や業務内容は、事業の成長やIT環境の変化に合わせて、定期的に見直す必要があります。新たな課題が発生するケースもあるので、適宜体制の強化や、外部リソースの活用なども検討しましょう。

また、業務効率化や属人化の防止を目的に、マニュアルの整備や業務プロセスの標準化も進めることが重要です。周囲からのフィードバックを収集する仕組みも設けることで、実務に即した改善が進み、情シスの価値が組織内に定着しやすくなります。

情シスの立ち上げで社内ITの基盤を整える

情シスの立ち上げは、単なるIT担当者の配置ではなく、企業全体の業務効率化やセキュリティの強化を実現する重要なプロジェクトです。

現状の分析から運用体制の設計・基盤の整備・ルールの策定、さらに継続的な見直しまで、一つ一つのステップを丁寧に進める必要があります。社内ITの基盤を強固にして、持続的な成長を支える体制を築きましょう。