IT資産管理は、企業のIT機器やソフトウェアなどの資産を、適切に把握・管理する取り組みです。コストの最適化やセキュリティの強化、コンプライアンスの順守には、明確なルールの策定が必要です。ルール策定の手順やポイントを理解しておきましょう。
目次
IT資産管理はなぜ必要か?
企業が保有するIT資産には、PCやサーバーなどのハードウェアやソフトウェアのライセンス、ネットワーク機器・クラウドサービスなど、多岐にわたる資産が含まれます。これらの資産を適切に管理せずに放置すると、セキュリティリスクや監査対応の不備など、さまざまな問題を引き起こします。
また、資産の所在や状態が不明確な状況では、セキュリティインシデントが発生した際、影響範囲の特定や対応が困難になるでしょう。企業の信頼性や事業の継続性に、深刻な影響を与える恐れがあります。
こうしたリスクを回避し、安定的に業務を遂行するためにも、IT資産管理の徹底は欠かせません。明確な運用ルールを定めた上で、慎重に管理する必要があります。
IT資産管理のための運用ルールの策定方法
IT資産を適切に管理するには、まずは資産の現状を正確に把握することが重要です。その上で資産の分類や管理権限の設定、厳密な運用ルールの設計まで、段階的に進める必要があります。IT資産の運用ルールを策定する際の、具体的な手順について解説します。
管理すべき資産の分類・明確化
まずは、自社にとって「管理対象となる資産」を明確に定義しましょう。IT資産は多岐にわたり、物理的な端末だけではなく、ソフトウェアやネットワーク設備、クラウドサービスなども対象です。分類が曖昧なままでは、管理漏れが生じる可能性があり、後々のリスクにつながりかねません。
分類の際には、業務に直結する端末・サービスを優先的に整理し、その後に業務外で使われる可能性がある機器やアカウントにも目を向けるとよいでしょう。また、社外で利用される端末やフリーアドレス制で使用されるPCなど、物理的な場所に依存しない資産にも注意を払う必要があります。
役割分担や管理権限の設定
IT資産管理では、誰がどの範囲の責任を持つのかを明確にすることが欠かせません。管理の属人化や担当の不明瞭さは、資産の更新漏れや情報の断絶を招く原因になります。特に組織規模が大きくなるほど、役割分担と権限設定の重要性が増します。
多くの場合、IT部門が全社的な統括責任を担い、各部門に資産の使用・申請・廃棄に関する実務を任せるのが一般的です。
ただし、IT部門が全てを細かく管理しようとすると、現場との連携が煩雑になり、かえって非効率になるケースもあるので注意が必要です。部門ごとに「資産管理責任者」を置き、権限と責任の範囲を文書で明示するとよいでしょう。
管理ルール・ガイドラインの設計
資産の分類や運用体制の整備ができたら、それを基に管理ルールやガイドラインを文書化します。ルールが形骸化しないように、具体的な手順や判断基準まで明記することが重要です。
例えば、PCの購入・廃棄の基準やソフトウェアの導入申請手続き、アカウント発行の承認フローなど、細かい運用条件を明文化しましょう。ガイドラインの目的は、できる限り個人の判断に依存する余地をなくし、組織としての一貫性を確保することにあります。
また、ガイドラインには「例外対応」に関する方針も、きちんと含めておきましょう。緊急時に未登録の端末を使用せざるを得ないケースなど、ルールでは網羅しきれない事態にも備えることが大切です。柔軟性を持たせつつも、ガイドラインの運用方針が曖昧にならないよう、継続的な見直しも求められます。
IT資産管理の運用ルールを策定する際のポイント
IT資産管理の運用ルールを策定する際には、現状の把握・分析に加えて、リスク評価や管理策の検討を重ねることが大切です。以下のポイントを踏まえつつ、実効性の高いルールを設計しましょう。
PDCAサイクルによる継続的改善
IT資産管理の運用ルールは、一度策定して終わりではありません。運用開始後もPDCAサイクルを回し、定期的に現状を評価・見直すことで、ルールの形骸化や運用上の問題点を早期に発見し、改善につなげることが重要です。
資産台帳の定期的な棚卸しや運用報告書の作成、関係者へのフィードバックなどを通じて、継続的なルールの改善を図りましょう。管理者だけではなく、現場の声も拾い上げながらルールを改善することが、安定した運用に欠かせないアプローチです。
IT資産管理を効率化できるツールの活用
IT資産管理の効率化には、専用の管理ツールやシステムの導入が有効です。Excelなどの表計算ソフトを用いた管理も可能ですが、資産の数や種類が多い場合や、複雑な運用には手間と時間がかかり過ぎる可能性があります。
そこでIT資産管理システムを導入すれば、資産情報の一元管理や棚卸作業の効率化、リアルタイムでの状況の把握が可能です。
例えば、IT資産管理とログ管理が可能な「Watchy(ウォッチー)」ならば、必要な機能を選んで導入できます。管理画面も分かりやすく、初めて本格的にIT資産管理に取り組む企業にもおすすめです。この機会にぜひ、導入をご検討ください。
Watchy(ウォッチー) - クラウド型IT資産管理・ログ管理ツール
IT資産管理の運用ルールを整備しよう
IT資産管理の運用ルールを整備することは、企業のIT資産を安全かつ効率的に活用し、セキュリティ上のリスクや、運用コストを最小限に抑えるための基盤となります。
まずは、現状の分析からルールの策定、継続的な見直しまでの一連のプロセスを丁寧に進め、自社に最適な管理体制を構築しましょう。適切な運用ルールの下で管理することで、企業としての競争力や信頼性の向上にもつながります。

Watchy編集部
従業員が安心して働ける環境を提供するための、IT資産管理、情報漏洩対策、労務管理に関するコンテンツを発信しています。
Watchyは、株式会社スタメンが運営するクラウドサービスです。企業のIT情報統制の課題やバックオフィスの課題を、情報システム担当者が手薄な状況でも、Watchyが解決。設定・運用の手間を最小化しながら、押さえるべきポイントを確実に押さえた企業統制の実現を支援します。
【株式会社スタメンについて】 東京証券取引所グロース市場上場。Watchy、TUNAGなど、人と組織の課題解決を実現するSaaSを展開。情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)及びプライバシーマークを取得。