社員の勤務実態を把握するには？必要性や有効な方法・おすすめのシステムを紹介

社員の勤務実態を正確に把握することは、法令の順守だけではなく、社員の健康管理や生産性の向上、企業の持続的な成長にも直結します。管理者に向けて、勤務実態を把握するための方法や注意点、おすすめのシステムを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

社員の勤務実態を把握する必要性

企業にとって、社員の勤務実態の把握は、経営や人材マネジメントの根幹を支える重要な取り組みです。特に近年は、以下のように働き方改革関連法の施行により、労働時間の適切な把握が義務とされているので、きちんと対応しなければいけません。

労働時間の把握は義務化されている

2019年施行の働き方改革関連法により、企業には労働者の勤務時間を、正確に把握する義務が課されました。これは正社員のみならず、パートタイマーや契約社員など、あらゆる雇用形態の従業員が対象です。

タイムカードやICカードの利用など、客観的な記録手段を用いて、従業員の始業・終業の時間をきちんと記録する必要があります。もし、これに違反した場合、労働基準監督署による是正勧告や、企業名の公表といった社会的なリスクがあります。

制度上の義務があるのはもちろん、社員の労働環境の維持・改善の観点からも、勤務実態の把握は避けて通れない取り組みです。

※出典：【2019年4月施行】客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜出雲労働基準監督署

社員の勤務実態を把握するための手法

社員の勤務実態を正しく把握するには、制度と意識の両面からのアプローチが必要です。勤務実態の記録ルールや仕組みを整えるだけではなく、社員全体にその意義を理解してもらうことが重要です。具体的な手法とポイントを確認していきましょう。

労働時間の記録・確認に関するルールづくり

まずは、労働時間の記録方法や確認手順について、社内で明確なルールを定める必要があります。誰がどのような方法で記録し、どのタイミングで確認・承認をするのか明文化することで、記録のミスや不正を防止することが大事です。

ルールは就業規則に反映させる形で制度化し、きちんと運用されているか、定期的に確認・改善する仕組みも求められます。適宜、現場の実態に即したものにアップデートするようにしましょう。

労働時間を把握する重要性の共有

社員一人一人の労働時間の正確な把握が、それぞれの健康や適切な賃金の支払いにつながることを、きちんと理解してもらうことも大切です。

管理職や人事担当者などが定期的に説明会や研修を実施し、労働時間を管理する意義やルールを周知徹底しましょう。従業員の意識が高まることで、自己管理能力の向上や不正の防止にもつながります。

始業・終業の時間を正確に記録する

社員の労働時間は、1分単位で正確に記録することが、法律で義務付けられています。タイムカードやICカード、PCのログイン・ログオフ時刻など、客観的な記録手段を用いることで、勤務実態を正しく把握しましょう。

自己申告制の場合でも、できるだけ客観的な記録と照合し、過少申告や不正がないように注意しなければいけません。正確な記録は、賃金の計算や残業の管理、労務トラブルの防止にも直結します。

賃金台帳の作成・整備

労働基準法の第108条により、企業は事業場ごとに賃金台帳を整備し、労働日数や労働時間数・残業や深夜労働の時間数などを、正確に記載する義務があります。内容の不備や虚偽記載は罰則の対象となるため、記録の正確性を常に確認しましょう。

賃金台帳は労働基準監督署による調査や、社員からの問い合わせにも対応できるように、きちんと整備・管理しておかなければいけません。

※出典：労働基準法第108条（賃金台帳）｜e-Gov法令検索

労働時間の記録に関する書類の保存

労働時間の記録や賃金台帳などの関連書類は、労働基準法により5年間の保存が義務付けられています。電子データでの保存も認められていますが、検索性や改ざん防止の観点から、適切な管理体制を整える必要があります。

5年の期間中は、監査や行政指導・トラブル発生時の証拠として活用できるように、確実に保管しておかなければいけません。勤務実態の把握は、記録を正確に残すだけではなく、適正に保存するところまで含めて考えることが大事です。

※出典：労働基準法第109条（記録の保存）｜e-Gov法令検索

勤怠管理に役立つツールの導入

アナログな手法による管理では、記録のミスや改ざん、集計ミスが発生しやすくなります。近年は、勤務実態の把握に勤怠管理ツールを活用する企業が増えており、保存性・検索性の観点から非常に有用です。

特にクラウド型のツールであれば、リアルタイムの打刻やモバイル対応、勤務形態に応じたカスタマイズなどが可能で、多様な働き方に対応できます。後述するログ管理ツールの導入とともに、この機会にツールの活用を積極的に検討してみましょう。

社員の勤務実態を把握する際の注意点

社員の勤務実態を把握する際には、単なる数字やシステム上のデータだけで、安易に判断しないことも重要です。社員のプライバシーを尊重しつつ、日報や1on1の対話などを通じて、定性的な情報も加味しましょう。

定量的なデータのみならず、働く側の事情や職場の状況を立体的に捉えることで、社員に無用な誤解を与えるのを避けることが大切です。制度面の整備だけではなく、継続的に社員との信頼関係を築く姿勢が求められます。

また、社員の自己申告により実態を把握しようとする場合には、客観的な記録を補完的に活用し、労働時間の信頼性を高めることも重要なポイントです。

社員の勤務実態の把握に役立つシステム

上記のように、近年はクラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えており、スマホやPCから、社員が簡単に打刻・申請ができるサービスが多数登場しています。

代表的なシステムとして、「ジョブカン勤怠管理」「KING OF TIME」「マネーフォワードクラウド勤怠」などがあり、いずれもリアルタイムでの勤務状況把握やアラート機能、柔軟なカスタマイズ性を備えています。

システムの導入により、法令順守の徹底や業務効率化だけでなく、データ分析による働き方の改善・提案にも寄与するでしょう。自社の規模や業種、働き方に合った製品・サービスを選ぶことで、管理コストの削減と従業員満足度の向上が可能です。

勤務実態の把握ならログ管理ツールの導入もおすすめ 

社員の勤務実態を正確に把握することは、企業の健全な成長と、社員の健康維持に欠かせません。法令にのっとった記録・管理体制の構築と、勤怠管理システムやログ管理ツールの活用により、客観性と効率性を両立した勤務実態把握が実現できます。

さらに、ログ管理ツールを導入すれば、PCの操作履歴やシステムへのアクセス状況まで、詳細な把握が可能です。テレワークやフレックスタイム制にも柔軟に対応できるので、この機会にぜひ導入を検討してみましょう。

数あるログ管理ツールの中でも、必要な機能のみを選択して導入できる「Watchy（ウォッチー）」ならば、PC1台・1機能から手軽に導入が可能です。管理画面も分かりやすく、初めて本格的にログ管理を始める企業にもおすすめできます。無料トライアル版もあるので、まずは使い勝手を確認してみましょう。

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