情報資産管理台帳とは？記載すべき項目や作成方法・運用のポイントなどを解説

情報資産管理台帳は、企業や保有する情報資産を適切に把握・管理し、リスク対策やセキュリティの向上を実現できます。記載すべき項目や作成・運用の流れ、実践的な運用ポイントまで、分かりやすく解説します。情報資産管理体制の強化に役立てましょう。

情報資産管理台帳とは？

情報資産管理台帳は、社内にある情報資産を一元的に記録し、管理するための台帳です。企業活動のIT化が進む中で、情報資産は単なるデータやシステムにとどまらず、企業の信頼性や競争力に直結します。

まずは企業が収集・管理すべき情報資産とは何か、台帳の役割とともに、基本的なところを押さえておきましょう。

情報資産の定義

情報資産とは、組織が保有する重要な経営資源の一つです。業務に関する情報だけではなく、データを扱うソフトウェアや、ハードウェア・設備・マニュアルなども含まれます。有形・無形を問わず、情報を記録・保存し、管理する媒体も情報資産の一種です。

例えば、顧客情報や製品技術情報をはじめ、財務データ・知的財産・USB機器やサーバーなどの保存機器まで、幅広く該当します。近年では「ヒト」「モノ」「カネ」と並び、組織の競争力や信頼性に直結する重要な経営資源として、広く認識されています。

情報資産管理台帳の役割と目的

情報資産管理台帳の主な役割は、社内の情報資産を網羅的に把握し、その重要度やリスクを評価することにあります。台帳の作成・管理により、情報セキュリティポリシーの策定や、情報漏洩などのリスク対策を、効果的に実施できます。

また、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証取得や、外部監査への対応にも不可欠な資料です。万が一、情報漏洩や災害などが発生した際にも、管理台帳を参照することで被害を迅速に特定でき、スムーズな初動対応が可能になります。

情報資産管理台帳に記載すべき項目

情報資産管理台帳には、管理対象となる情報資産の特性やそのリスクを把握するため、一定の情報を整理して記載することが大事です。一般的には、以下の項目を含めて台帳を作成します。

• 資産の名称・識別番号：情報資産を一意に特定するための名称や管理番号
• 資産の種別：ハードウェア・ソフトウェア・紙文書などの分類
• 保有部門や部署・管理責任者：管理や運用の責任を明確にするための情報
• 保管場所や使用場所：物理的・論理的な保管・利用場所
• 重要度やリスク評価：資産の価値や取り扱いに伴うリスクの程度
• アクセス権限：閲覧・編集・削除などの操作が可能なユーザーや権限区分
• 備考：特記事項や運用上の留意点などの自由記述欄

これらの項目を網羅的かつ継続的に記録・更新することで、的確な情報資産の保全とセキュリティ管理が可能になります。

情報資産管理台帳を作成する流れ

情報資産管理台帳の作成は、単なる表形式の文書を残すだけではなく、組織全体の情報資産を体系的に整理し、適切な管理体制を構築するためのプロセスです。以下の流れに従い段階的に進めることで、実効性の高い台帳を作成する必要があります。

情報資産の棚卸しを実施する

まずは、社内の業務フローを可視化し、各プロセスで扱われている情報資産を洗い出しましょう。業務ごとに必要な情報資産を確認することで、記載漏れを防ぐ必要があります。特に、漏洩や紛失時に組織へ悪影響を及ぼすものや、保護が必要なものは必ずピックアップすることが大事です。

棚卸しを正確にすることで、見落とされていた古いシステムや文書、誰が管理しているか不明なデータなども明らかになるでしょう。また、部門ごとに保有している資産を集計すれば、業務上の依存関係や共有状況も可視化できます。

情報資産の重要度やリスクを評価する

次に、棚卸しにより洗い出した情報資産に対して、重要度やリスクを評価します。業務に不可欠な資産や、外部への漏洩・改ざんなどのリスクにさらされやすい資産を見極めましょう。情報資産が漏洩・改ざん・消失した場合の、組織への影響度を基準に評価することが大事です。

リスクの高い資産は、強固なアクセス制限の設定や暗号化、バックアップ体制などの強化が求められます。どの情報資産を優先的に保護すべきか、明確にしなければいけません。

情報資産の重要度の評価方法

情報資産の重要度の評価は、一般的に「機密性」「完全性」「可用性」の3要素を基準とします。機密性はアクセス権者のみが利用できること、完全性は情報の正確性や改ざんされないこと、可用性は必要なときに利用可能であることです。

要素ごとにリスクの大きさを数値化し、最も高い評価値を、その情報資産の重要度とします。評価基準や数値は企業が任意に設定しますが、法的義務や事業への影響度などを考慮して、慎重に判断することが大切です。

記載内容を精査・分類する

情報資産の洗い出しと評価が終わったら、実際に台帳に記載する内容を精査・分類します。台帳に記載すべき内容を過不足なく整理し、扱いやすい形に整える作業です。

例えば、同じサーバーに複数の業務データが存在する場合、それぞれを分けて記録するのか、まとめて記載するのかを判断しなければいけません。分類の基準を統一しなければ、部門間で情報の粒度がばらつき、後の管理が煩雑になるので注意しましょう。

業務フローや社内の管理体制と照らし合わせて、誰がどの情報を管理しているか（すべきか）を明確にして、使いやすい台帳を作成する必要があります。

情報資産管理台帳の運用ポイント

情報資産管理台帳は一度作成して終わりではなく、継続的な運用と改善が不可欠です。台帳を有効に活用するための、運用面におけるポイントも確認しておきましょう。

定期的な見直しとリスクの再評価

情報資産の内容やリスクは時間の経過とともに変化するため、情報資産管理台帳も定期的に見直し、記載内容を更新する必要があります。例えば、新しいクラウドサービスの導入や業務システムの構成の変更、機密情報の管理ルールを見直した場合などには、台帳の内容にも反映させなければいけません。

また、サイバー攻撃の手口や内部不正の傾向も日々進化しており、当初のリスク評価では不十分になる可能性があります。最低でも年に一度は必ず台帳を見直し、重大なシステムの更新や運用の変更があった際には、都度更新するようにしましょう。

管理台帳の運用に役立つツールを導入する

情報資産の数が多くなると、Excelや紙ベースの管理では煩雑さが増し、属人化による情報の抜け・漏れも発生しやすくなります。こうした課題を解消するには、情報資産の管理に特化したツールの導入が有効です。

ツールをうまく活用することで、資産の一元管理や更新履歴の自動記録、アクセス権限の制御などが効率化され、管理者の負担も大幅に軽減できます。

さらに、監査対応やレポート出力機能が搭載された製品であれば、法令やガイドラインに基づく、管理体制の構築にも役立つでしょう。自社の情報資産の種類や規模に応じて、適切なツールを選定することが大事です。

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情報資産管理台帳は、セキュリティ対策や内部統制の強化に直結する重要な基盤です。情報資産の洗い出し、定期的な見直しまでを一貫して行うことで、セキュリティ体制の強化と事業継続性の向上が可能です。

ただし、正確な棚卸しと継続的な情報の更新には、相応の手間と専門知識が必要です。上記のように、情報資産管理ツールを活用しながら、自社に合った管理体制を構築しましょう。 

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