効率的なIT資産管理のポイントは？重要性や進め方、おすすめのツールを紹介

企業のIT環境が多様化・複雑化する中で、IT資産管理は欠かせない取り組みになっています。IT資産管理の必要性や基本的な進め方とともに、おすすめの管理ツールを紹介します。適切な管理体制の構築で、コスト削減とセキュリティの強化を実現しましょう。

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IT資産管理の効率化が必要な理由

IT資産管理の効率化は、企業のIT環境が急速に拡大・多様化する現代において、セキュリティリスクの低減やコスト削減、業務効率化の基盤として欠かせません。IT資産管理が必要とされる理由について、代表的なものを見ていきましょう。

管理対象の拡大と複雑化

かつてのIT資産管理は、社内に設置されたデスクトップPCや社内サーバーなどが中心でした。しかし現在では、ノートPCやスマホ・タブレット・クラウドサービス、さらにリモート環境下で使用される各種デバイスも、管理対象に含まれます。

このようにIT資産は、物理的にも論理的にも分散化が進んでおり、台帳やExcel、スプレッドシートといった手作業ベースの管理方法では、全容の把握が困難です。対象が増えるほど更新の抜け漏れや情報の重複といったミスが発生しやすく、結果として管理品質も低下します。

効率化な資産管理のためには、こうした拡大と複雑化に対応できる仕組みづくりが不可欠です。

セキュリティリスクの低減

適切に管理されていないIT資産は、企業にとって重大なセキュリティリスクとなり得ます。例えば、資産リストに記載されていない端末が社内ネットワークに接続されたままになっていると、OSやソフトウェアの更新が滞り、脆弱性がそのまま残されてしまうでしょう。

また、不正アクセスやマルウェア感染といったインシデント発生時も、管理が曖昧であれば初動対応が遅れ、被害が拡大する恐れがあります。IT資産の効率的な管理体制を整備することは、こうしたセキュリティリスクに迅速かつ、的確に対応するための基盤となります。

テレワーク・リモートワークの増加

コロナ禍以降、テレワークやリモートワークが急速に普及し、IT資産管理の課題が複雑化しています。従来のオフィス中心の働き方から、場所を選ばない働き方へのシフトにより、IT資産の所在や使用状況を把握することがより困難な状況にある企業は少なくありません。

社員がさまざまな場所から、会社のネットワークにアクセスするようになり、個人所有のデバイス（BYOD）を業務で使用するケースも増えています。

このような環境では、デバイスの管理や監視が難しくなるだけでなく、社内ネットワークの境界が曖昧になることで、セキュリティ上の課題も増大してしまうでしょう。IT資産管理の効率化は、社外環境でも一貫した資産把握とセキュリティ対策を可能にし、リスクの低減につながります。

業務効率化と人的リソースの有効活用

IT資産管理が非効率的だと、貴重な人的リソースが単純作業に費やされ、組織全体の生産性が低下してしまう問題もあります。中小企業の中には、IT資産の台帳管理やライセンス確認、更新作業などを手作業でしているケースも多く、非常に時間と労力を要しています。

そこで、IT資産の管理を効率化することで、煩雑な作業を自動化し、IT部門の人材をより付加価値の高い業務に振り向けることが重要です。業務の効率化・自動化により、組織全体の生産性の向上とコスト削減が可能になります。

IT資産管理のプロセス・手法

適切なIT資産管理を実現するには、体系的なプロセスの導入が欠かせません。単なる台帳管理を超え、ライフサイクル全体を通じた継続的な管理が重要です。効率的なIT資産管理に必要なプロセスと、一般的な資産管理の手法を紹介します。

IT資産管理の流れ

IT資産管理の基本的な流れは、資産の調達（取得）から始まり、導入・運用・保守・更新やリプレース・廃棄のフェーズに分けられます。調達段階では必要なハードウェアやソフトウェアを選定・購入し、社内環境に適合させて導入・配布します。

また運用・保守では、日常的な利用状況の監視やメンテナンスを行い、一定期間経過後は資産の更新やリプレースも必要です。最後に、不要になった資産を適切な方法で廃棄し、情報漏洩リスクを防ぎます。これらのプロセスを通じて、安全に資産を活用する体制の構築が求められます。

近年はIT資産管理ツールの運用が一般的

近年はIT資産の複雑化と管理対象の増加に伴い、多くの企業でIT資産管理専用のツールや、プラットフォームを導入するのが一般的になっています。従来はExcelや紙ベースでの管理が主流でしたが、資産数や管理項目の増加により限界が生じているのが実態です。

IT資産管理の専用ツールを導入することで、資産情報の自動収集や一元管理に加えて、リモート対応やセキュリティ機能の強化が可能です。さらに管理者の負担の軽減や人的ミスの防止、スピーディーな意思決定にも寄与します。

IT資産管理ツールの選び方

IT資産管理ツールを選定する際には、単なる機能の豊富さだけでなく、自社の業務プロセスとの親和性を重視する必要があります。

例えば、オンプレミス中心の環境であれば、エージェント型の資産管理機能が充実しているツールが向いているでしょう。一方で、クラウドサービスやモバイル端末の利用が多い企業では、ネットワーク外からも、迅速に資産を把握できる機能が欠かせません。

また、UIの使いやすさや棚卸し作業の効率化、レポートの自動出力といった運用面でのサポート機能も、重要な比較ポイントです。さらに導入後の運用負荷やコストも考慮し、自社にとって最も効果的なツールを慎重に選択しましょう。

効率的なIT資産管理のポイント

IT資産管理の効率化には、社内ルールやガバナンスの強化をはじめ、プロセスの継続的な改善や、ベンダーや外部パートナーとの連携も求められます。押さえておくべきポイントを確認しておきましょう。

社内ルールとガバナンスの強化

効率的なIT資産管理には、明確な社内ルールの策定が不可欠です。新しい機器を調達する際の承認フローや資産登録のタイミング、廃棄時の手順などを標準化・ルール化しておきましょう。

ルールが曖昧なままだと、管理対象から漏れる資産が出てしまい、情報の正確性が損なわれるだけではなく、外部に漏洩してしまうリスクもあります。また単にルールを作るだけではなく、社内にきちんと周知し、安全に運用するための社員教育も必要です。

加えて、ルールの実効性を高めるためには、定期的な監査や棚卸しといったチェック体制も、しっかりと整えておくことが重要です。

継続的な改善とPDCAサイクル

IT資産管理は一度仕組みを整えれば終わりではなく、運用状況に応じて適宜見直しを続けなければいけません。運用開始後に判明した課題や、技術環境の変化にも対応し、管理のプロセスや手法を改善する姿勢が必要です。

定期的な棚卸しや運用状況の分析を行い、課題を洗い出して対策を講じるPDCAサイクルを回すことで、管理体制を強化しましょう。変化を前提とした柔軟な運用体制を整え、状況に応じた適切な改善を続けることが、結果として管理コストの最適化やセキュリティリスクの低減につながります。

ベンダーや外部パートナーとの連携

資産管理の全てを社内リソースだけで完結させようとすると、社員の負担やコストが膨大になりがちです。必要に応じて、信頼できるベンダーや外部パートナーと連携し、運用の一部をアウトソースすることも検討しましょう。

例えば、資産の棚卸しの支援や管理ツールの運用代行、セキュリティ監視など、外部の専門知識を活用することで、社内の負担を大幅に軽減できます。また、最新のツール動向やベストプラクティスに関する情報を得られる点も、外部パートナーと連携するメリットです。

単なる委託先としてではなく、共に管理レベルの向上を目指すパートナーとして関係を築くことで、より柔軟かつ高度なIT資産管理を実現できます。

効率的なIT資産管理には「Watchy（ウォッチー）」がおすすめ

上記のように、効率的なIT資産管理には専用ツールの導入が欠かせません。数あるIT資産管理ツールの中でも、ログ管理も可能な「Watchy」ならば、必要な機能を選択して導入できるので、コストを抑えた運用が可能です。

資産情報の自動収集や一元管理に加えて、セキュリティ対策機能やリモート端末の対応など、多様なIT環境に対応できる機能を備えています。情シスでなくても、簡単に運用できる管理画面も特徴で、初めてIT資産管理やログ管理ツールを利用する担当者にも、使いやすい設計です。

PC1台・1機能100円から手軽に導入できるので、この機会にぜひ利用をご検討ください。無料トライアル版も使えます。

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