IT資産管理の良事例。成功のポイントとツールの選び方も解説

企業における情報システムの重要性が高まる中、IT資産管理は経営上必要な取り組みとなっています。適切な管理プロセスを導入することで、コストの最適化やセキュリティリスクの低減が可能です。IT資産管理の基本や、実践的なアプローチを解説します。

IT資産管理はなぜ必要か？

IT資産管理は、ビジネスの効率化とリスク管理の両面において、近年ますます重要性を増しています。PCやソフトウェアなどの資産を正確に把握し、適切に管理することで、無駄な投資を抑制するとともに、セキュリティリスクを軽減できます。

IT資産管理の主な対象

IT資産管理の対象は多岐にわたります。主に管理すべき資産は、社内のPCやサーバー・ネットワーク機器などのハードウエアや、OS・業務アプリケーションなどのソフトウエアとライセンス情報、クラウドサービスなどです。

これらの資産は、社内外のどこに存在しているか、誰がどのように利用しているか、正確に把握する必要があります。特にソフトウエアライセンスの管理は、違法利用や無駄なコスト発生を防ぐ上で重要です。

また、近年はモバイル端末やIoT機器も管理対象となり、資産の多様化が進んでいます。IT資産全体を可視化し、現状を正確に把握するのが管理プロセスの第一歩です。

IT資産管理を成功させるポイントは？

IT資産管理を効果的に進めるには、以下のポイントを意識する必要があります。自社の規模や業務に合った管理ツールと運用プロセスを構築することで、効率的かつ実用的なIT資産管理を実現できます。

現状の課題を明確化とセキュリティリスクの可視化

まず、IT資産管理を始める際には、自社の現状や課題を正確に把握することが重要です。例えば、どの資産がどこにあり、誰が利用しているのか、未管理の端末やソフトウェアが存在しないかなど、できる限り正確に洗い出しましょう。

これにより情報漏洩やマルウエアへの感染、不正アクセスなどのリスクが、どこに潜んでいるかを可視化できます。現状分析を通じて、優先的に対策すべきポイントも明らかになり、効率的な管理体制の構築やセキュリティ対策の強化につながります。

特にリモートワークやクラウドサービスの活用が進む中では、社外からのアクセスやデータの持ち出しリスクも含め、総合的に評価することが大切です。

PDCAサイクルによる管理体制の最適化

IT資産管理は、一度環境を整備すれば終わりではなく、継続的な改善が必要です。PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）により運用を見直すことで、属人的な管理から脱却し、再現性のあるプロセスを構築できます。

まずは、管理方針やルールを策定（Plan）し、実際に運用（Do）してみましょう。その後、運用状況や問題点を定期的にチェック（Check）し、必要に応じてルールや運用方法を見直して改善（Act）します。

このサイクルにより、業務環境やIT資産の変化に柔軟に対応できるようになり、効率的に管理体制のブラッシュアップが可能になります。

適切な管理ツールと運用プロセスの構築

IT資産管理の効率化には、専用の管理ツールの導入が不可欠です。ツールを選定する際は、自社の規模や業務内容に合ったものを選び、必要な機能が網羅されているかを確認しましょう。

またツールの導入だけではなく、運用プロセスの整備も欠かせません。資産の追加・廃棄の手順や定期的な棚卸ろし、セキュリティパッチの適用状況の確認など、運用ルールを明確にすることが大事です。

ツールとプロセスを連携させることで、属人的な管理を防ぎ、誰でも同じ手順でスムーズに運用できる体制を構築しましょう。

IT資産管理の良事例3選

それでは、IT資産管理の事例を見ていきましょう。ここでは、IT資産管理ツール「Watchy（ウォッチー）」を導入し、具体的な課題を解決した三つの事例を紹介します。中小企業から医療機関まで、さまざまな現場での活用例から、学べることは多くあります。

税理士事務所のリモートワーク環境を最適化

コロナ禍をきっかけにリモートワークを導入した税理士事務所では、PCやライセンス管理が煩雑になり、セキュリティの確保にも課題がありました。リモートの環境で従業員のPCを厳密に管理する必要があったため、多くの端末を効率的かつ、安全に管理できる方法を求めていたようです。

そこで、大手向けの高額なIT資産管理ツールが多い中でも、必要な機能だけを選択でき、コストも抑えられる「Watchy」の導入を決定した経緯があります。導入後はスクリーン監視やログイン・ログオフの管理、ファイル操作の監視機能を活用し、業務効率の向上とセキュリティの強化を図りました。

さらに従業員にもシステムの目的を説明し、納得を得た上で運用を始めたことで、業務の進捗把握や的確なアドバイスが可能となり、リモートワーク環境の最適化に成功しています。

弓田会計事務所様 - 税理士事務所のリモートワーク環境をWatchyが支援 - Watchy（ウォッチー）

医療機関におけるIT資産管理の効率化

医療機関ではIT資産の数が多く、ソフトウエアの更新やライセンスの管理に、人的コストがかかる点を問題視するところが少なくありません。広島県府中市にある病院でも、使用するPCやデバイスの情報が整理されておらず、各端末の保有者や設置場所を正確に把握することが課題でした。

そこで、「Watchy」の導入により、OSの更新状況やセキュリティパッチの適用状況の可視化を進めた結果、現場スタッフの作業負担を大幅に削減できたようです。加えて、IT監査に向けた資産台帳の自動出力により、コンプライアンス対応の強化にもつながっています。

医療機関におけるIT資産管理の効率化と運用改善を実現した事例 - Watchy（ウォッチー）

ヒューマンエラー対策で情報漏洩リスクの低減

長野県飯田市に本社を置くソフトウエア開発会社では、社員に対して基本的なセキュリティ教育はしていたものの、情報漏洩のリスクを防ぎきれない点を課題としていました。

ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクが依然として残っていたため、社員のPC利用状況やログ管理を強化できる「Watchy」を導入した経緯があります。ツールの導入によりUSBメモリの無断使用や、深夜帯の不自然なアクセスなどを自動で検知し、管理者が即時に対応できる仕組みを構築しました。

こうした取り組みにより、ヒューマンエラーが引き金となる事故のリスクを抑え、社員が安心してIT資産を運用できる環境を整えています。

ヒューマンエラー対策で情報漏洩リスクを抑制した事例 - Watchy（ウォッチー）

IT資産管理ツールの選び方

IT資産管理ツールを選ぶ際は、管理できる情報の範囲や導入形態・必要機能の網羅性など、きちんと確認する必要があります。以下のポイントを意識しつつ、自社に合ったツールを選択しましょう。

収集・管理できる情報の範囲を確認する

ツールによって収集・管理できる情報の範囲は異なります。ハードウエアの情報のみならず、ソフトウエアのインストール状況やライセンス管理、クラウドサービスの利用状況など、必要な範囲をカバーできるか確認しましょう。

幅広い情報を一元管理できるツールであれば、資産の全体像を把握しやすく、管理の抜け・漏れの防止につながります。特にセキュリティの観点から、OSやアプリケーションのバージョン・パッチの適用状況なども把握できるツールがおすすめです。

導入形態（オンプレミス型・クラウド型）を確認する

IT資産管理ツールには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社サーバーにインストールして運用するため、カスタマイズ性やセキュリティ面での安心感があります。

一方、クラウド型は初期コストを抑えやすく、リモートワークや多拠点展開にも柔軟に対応可能です。自社の業務形態やセキュリティポリシー、運用体制などに合わせて、最適な導入形態を選びましょう。

必要な機能が網羅されているか確認する

自社の管理業務に必要な機能が、全て備わっているかも確認する必要があります。自動インベントリ機能やアラート通知機能、さらにレポートやログ管理機能などが代表例です。こうした機能の有無が、日々の業務効率化やリスク管理の精度に直結します。

また、ツールの拡張性や外部サービスとの連携可否なども事前に把握し、長期的な視点での運用に耐えられるかどうかを判断しましょう。不明点があれば、積極的にサービスベンダーに問い合わせて、きちんと確認しておくことが大事です。

IT資産管理ならログ管理も可能な「Watchy（ウォッチー）」がおすすめ 

IT資産管理の成功には、環境に合った運用体制の構築と、IT資産管理ツールの導入が不可欠です。収集・管理すべきIT資産の範囲を明確にした上で、必要な機能を網羅したツールを選択しましょう。

数あるIT資産管理ツールの中でも、ログ管理も可能な「Watchy」ならば、必要な機能だけを選択でき、コストを抑えながらセキュリティの強化や業務効率化が可能です。PC1台から手軽に導入できるので、スタートアップでの運用やテレワーク環境にもおすすめです。ぜひ、この機会に導入をご検討ください。

Watchy（ウォッチー） - クラウド型IT資産管理・ログ管理ツール