IT資産管理のプロセスとは？必要性や重要なポイント、ツールの選び方などを解説

企業における情報システムの重要性が高まる中、IT資産管理は経営上不可欠な取り組みとなっています。適切な管理プロセスの導入により、コストの最適化やセキュリティリスクの低減などが可能です。IT資産管理の基本やツールの選び方を解説します。

IT資産管理の必要性

近年、クラウドサービスやテレワークの普及などにより、IT資産の種類や利用場所が多様化し、管理の必要性が増しています。

PCやソフトウエアなどの資産を正確に把握し、適切に管理することで、無駄な投資を抑制し、セキュリティリスクの軽減が可能です。まずは、IT資産管理の概要と重要性について、基本的なところを押さえておきましょう。

IT資産管理とは

IT資産管理とは、企業が保有するハードウエアやソフトウエア、ネットワーク機器などのIT関連資産を、購入から廃棄まで一元的に管理する取り組みです。物理的な機器のみならず、ライセンスやクラウドサービスなども管理対象となります。

適切なIT資産管理により、各資産の所在や利用状況、更新時期などを正確に把握できるようになり、適切な運用やメンテナンスが可能になります。単なる棚卸し作業ではなく、IT戦略やリスクマネジメントにも直結する重要な業務として、多くの企業が注力しています。

IT資産管理はなぜ重要か？

IT資産管理は、コストの最適化やセキュリティリスクの回避、法的リスクの低減などの観点から、近年とりわけ重視されています。

例えば、未使用のソフトウエアライセンスを継続的に契約している場合、無駄なコストがかかり続けてしまいます。管理されていないデバイスが社内ネットワークに接続されていると、情報漏洩やマルウエア感染のリスクも高まるでしょう。

さらに、ソフトウエアの不正使用やライセンス違反が明るみに出れば、法的なトラブルにも発展しかねません。こうした問題を未然に防ぐには、IT資産の状況を正確に把握し、常に最新の状態で管理できる体制の構築が必要です。

このように、IT資産管理は単なるコスト削減の施策ではなく、リスク管理や企業価値向上にも直結する重要な取り組みといえます。

IT資産管理のプロセス

適切なIT資産管理のためには、継続的なプロセスとして取り組みを進める必要があります。以下のように、まずは社内のIT資産を視覚化し、きちんと管理台帳を作成しましょう。その上で、資産のライフサイクル全体の最適化を図ることが重要です。各プロセスを具体的に見ていきましょう。

1.資産の可視化

まずは、社内にある全てのIT機器やソフトウエア、クラウドサービスなどの状況を把握することから始めましょう。PCやサーバー・ネットワーク機器をはじめ、ソフトウエアライセンスやクラウドサービスなど、管理対象となる資産を漏れなくリストアップします。

どこに何があるのか、誰が利用しているのかを明確にすれば、管理の抜けや重複利用、未承認資産の存在などを明らかにできます。さらにIT資産の状況を可視化することで、セキュリティ対策の優先順位を付けやすくなり、無駄なコストの削減にもつながるでしょう。

2.資産管理台帳の作成

社内のIT資産の状況を把握したら、次に資産管理台帳を作成します。台帳には各資産の管理番号や設置場所、さらに利用者・購入日・保証期間・ライセンス情報など、必要な情報を詳細に記載しましょう。これで資産の状態・更新履歴などを一元管理でき、トラブルの発生時にも迅速な対応が可能になります。

また、定期的な棚卸しや監査の際にも、正確な台帳があることで、効率的に作業を進められます。台帳のデジタル化や自動更新機能を持つツールをうまく活用し、管理の手間を削減するのがおすすめです。

3.ライフサイクル管理

IT資産は導入から運用・保守・廃棄に至るまで、ライフサイクル全体を通じて管理することが重要です。導入時には適切な初期設定やセキュリティ対策を実施し、運用中は定期的なメンテナンスやアップデートを実施します。故障や老朽化が進んだ資産は、計画的にリプレースや廃棄を進める必要があります。

効果的なライフサイクル管理により、資産の最適な使用期間の見極めや、計画的な更新によるダウンタイムの最小化、廃棄に伴うセキュリティリスクの低減などが可能です。さらに将来の調達計画や、予算策定の精度の向上にもつながります。

4.コストの最適化とリスクマネジメント

IT資産管理の目的の一つは、コストを最適化しつつ、セキュリティ上のリスクを最小限に抑えることです。適切な管理ができていれば、不要なソフトウエアライセンスや、過剰な機器・サービスの契約・利用など、無駄な支出を見直すきっかけにもなります。

逆に管理が不十分だと、必要なソフトウエアの更新や入れ替えを見落とす可能性があり、システム障害や情報漏洩のリスクを招きます。さらに、従業員が個別に導入した未承認ツールが原因で、セキュリティ事故が発生するケースも珍しくありません。

こういったリスクを回避するには、全社的な管理ポリシーと定期的な監査が必要です。コストとリスクのバランスを意識しつつ、IT資産の利用実態を定期的に分析・評価し、適宜契約内容や使用方針の見直しをすることが大切です。

IT資産管理のポイント

IT資産管理を成功させるには、単なる管理作業だけではなく、組織全体での意識の向上やルール作り、実効性のあるアクションプランの策定が不可欠です。以下のポイントを意識しつつ、現場の業務フローと連動した運用体制を構築しましょう。

ルールの策定と社員の意識向上

効果的にIT資産管理を実践するには、明確なルールの策定と社員の意識向上が必要です。まずは組織全体で、一貫性のある資産管理を実現するための基本方針や、ガイドラインを策定しましょう。

資産の調達・導入のプロセスと運用ルール、移動・廃棄の手順、セキュリティ要件などを含め、役割と責任を明確にしておきましょう。特にシャドーITの抑制には、IT部門を通さないツールの調達を防止するルールづくりが求められます。

また、社員の意識向上には、定期的な教育・研修が効果的です。単にルールを伝えるだけではなく、適切な資産管理が業務にもたらす価値や、不適切な管理によるリスク（セキュリティ侵害、ライセンス違反の罰則など）を具体的に説明することで、自発的な協力を促せます。

アクションプランの策定

IT資産管理の成功には、具体的で実行可能なアクションプランの策定も欠かせません。アクションプランは現状分析から始めて、目標の設定と実施項目の特定、スケジュールの策定や担当者の割り当てまでを、体系的に整理したものです。

まずは現状の課題を洗い出し、優先順位を付けて具体的なアクションを計画しましょう。例えば、資産棚卸しの頻度を見直したり、老朽化資産のリプレース計画を立てたりすることが考えられます。

アクションプランの実施に当たっては、定期的な進捗確認と見直しのサイクルを確立することが重要です。四半期ごとのミーティングなどを通じて、進捗状況を評価し、必要に応じて調整を行いましょう。成功事例や得られた教訓を文書化し、組織内で共有することも大事です。

専用ツールの活用

IT資産を手作業で管理するには限界があります。特に資産の数や種類が多く、複数の拠点やチームにまたがっている場合は、専用ツールの導入が欠かせません。

専用のIT資産管理ツールを活用すれば、資産情報の自動収集や台帳の更新・棚卸し作業の簡略化・レポートの出力などが可能となり、日々の管理工数を大幅に削減できます。また、アクセス権限の設定やアラート機能などにより、不正利用や更新漏れなどのリスクも抑えられます。

IT資産管理ツールの選び方 

IT資産管理ツールを選ぶ際には、自社の規模やニーズに合った製品を選定することが重要です。導入するツールを誤ると、IT資産の運用の手間が増えたり、管理が形骸化したりする可能性があります。

まずは、自社のIT資産の特性や、管理体制に合った機能を備えているかどうか確認しましょう。検討すべき機能には、自動検出・インベントリ機能や、ソフトウエアライセンス管理・契約管理・レポート機能などがあります。

またツールの使いやすさや、ベンダーのサポート体制も重視すべきです。管理者だけではなく、一般社員が使用する画面の操作性や、他のツールとの連携性なども確認しておきましょう。

適切なプロセス管理でIT資産を安全に利用する

IT資産管理は単なるモノの管理ではなく、企業の価値を高め、セキュリティリスクを軽減するための戦略的な取り組みです。適切な管理プロセスを確立することで、コストの最適化やセキュリティの強化、業務効率化などが可能になります。

まずは社内のIT資産を「見える化」し、管理台帳を作成しましょう。その上で資産のライフサイクル全体を把握し、ルールや運用体制を整備することが重要です。

なお、効率的なIT資産管理には、専用ツールの導入が欠かせません。ログの管理も可能な「Watchy」ならば、必要な機能のみをピックアップして導入できるため、低価格で利用を始められます。管理画面もシンプルで使いやすく、情シスでなくても簡単に運用が可能です。この機会にぜひ、導入をご検討ください。

Watchy（ウォッチー） - クラウド型IT資産管理・ログ管理ツール