テレワークにおけるセキュリティや労務管理の重要性。チェックリストで必要な対策を確認しよう

近年、働き方改革やコロナ禍をきっかけに、テレワークを導入する企業が増えています。柔軟な働き方を実現できる一方で、セキュリティリスクの増大や、労務管理の複雑化といった課題も生じます。チェックリストを活用しつつ、きちんと対策をしておきましょう。

テレワークにおけるセキュリティの重要性

テレワークの導入により、従来のオフィス環境とは異なるセキュリティリスクが生じている企業は、決して珍しくありません。

機密情報や個人情報が社外で扱われることで、情報漏洩やサイバー攻撃の懸念が高まっています。企業が取るべきテレワーク下のセキュリティ対策について、具体的に見ていきましょう。

企業が取るべきセキュリティ対策

テレワークにおけるセキュリティ対策は、企業にとって必須の課題です。社員が社外で業務を遂行することで、データがオフィス外に持ち出される可能性があり、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。通信の暗号化や多要素認証などにより、アカウントの安全性を確保する必要があります。

また、VPNを利用することで、社内ネットワークへのアクセスを保護するのも効果的です。社員が扱うデータのアクセス権限を設定し、必要最低限の情報のみを共有するルールを設けるようにしましょう。

業務にクラウドサービスを活用する際には、セキュリティ機能が十分に備わっているか確認し、信頼できるサービスを選定することが大事です。

テレワークの導入には労務管理も必須

テレワークの導入に伴い、従来の労務管理の手法では、対応しきれない課題も浮上しています。適切な労務管理は、社員の健康と生産性を維持するだけではなく、労働関連法規の順守にも不可欠です。テレワークで起こりがちな労務管理の課題について、ここで整理しておきましょう。

テレワークでありがちな労務管理の課題

テレワークにおける労務管理の課題として、まず社員の労働時間の把握が挙げられます。オフィス勤務の場合、出勤・退勤の打刻や管理者の目視による確認が可能ですが、テレワークではそれが難しくなります。業務の開始・終了の時間が曖昧になり、長時間労働につながるケースが少なくありません。

またテレワークでは、業務の進捗管理も問題になりがちです。対面での報告・相談ができないため、管理者が業務の進捗や成果を詳細に把握するのは困難でしょう。社員がどの業務を優先すべきか判断できず、効率が下がる場合もあります。

さらに、コミュニケーション不足も無視できない課題です。テレワークでは社員同士や社員と管理者との会話が減り、情報共有が滞ってしまうことがあります。結果として、業務のミスや認識のずれが発生し、チーム全体の生産性が低下する可能性があります。

テレワークにおける労務管理の留意点

労務管理に関する課題を解決するには、まず適切な勤怠管理ツールを導入し、社員の勤務状態を正確に把握することが重要です。PCのログイン・ログオフ時間を記録するシステムや、一定時間ごとに勤務状況を確認する仕組みを導入すれば、長時間労働の抑止につながります。

また目標管理を徹底し、できる限り業務の進捗を「見える化」することも大切です。タスク管理ツールなどを活用し、社員一人一人の業務内容や進捗状況をリアルタイムで共有しましょう。上司やチームメンバーが、適切なサポートを提供しやすくなります。

加えて、コミュニケーションの機会を意識的に増やすことも重要です。定期的なオンライン会議を実施するのに加えて、チャットツールなどで雑談を推奨するのもよいでしょう。情報共有の不足を防ぐとともに、社員のモチベーションの向上にも寄与します。

テレワーク管理はチェックリストが有効

テレワークのセキュリティ対策や労務管理を徹底するには、チェックリストの作成がおすすめです。

セキュリティと労務管理の両面から、必要な対策を漏れなく実施できるように、積極的にリストを活用しましょう。なお、厚生労働省がテレワークのためのチェックリストを公開しているので、こちらも参考にしてください。

テレワークを行う労働者の安全衛生を確保するためのチェックリスト｜厚生労働省

セキュリティ関連のチェックリスト

セキュリティ対策のチェックリストには、以下のような項目を含めましょう。

• デバイスの管理：セキュリティソフトの導入や、OS・ソフトウェアのアップデートに関する項目など
• ネットワークセキュリティ：システムへのアクセス関するルールやVPNの使用に関して
• アクセス管理：アクセス権限・多要素認証に関するルールなど
• 情報共有とデータ管理：ID・パスワードの運用に関してや、暗号化・クラウドサービスの利用に関してなど
• データバックアップ：データのバックアップの方法やルールなど
• セキュリティインシデント：セキュリティに関する問題が発生した際の対応など

また、総務省がテレワークセキュリティに関する手引きの中で、チェックリストも公開しています。こちらも参考にするとよいでしょう。

中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き｜総務省

労務管理に関するチェックリスト

労務管理に関するチェックリストは、テレワークの労働環境を整えるのに役立ちます。以下の要素を含めたリストを作成し、テレワーク環境における生産性と社員の健康管理を両立させましょう。

• 勤怠管理：勤務開始・終了時の打刻ルールや、勤怠管理ツールの使い方に関するもの
• 業務進捗管理：日次・週次の業務報告のルールや目標管理に関するもの
• コミュニケーションの確保：テレワーク中のコミュニケーション手段に関するもの
• 労働環境の整備：業務の進め方や、作業時間・休憩のルールに関するもの
• 法令の順守：長時間労働を防ぐための仕組みや、メンタルヘルス対策に関するもの

これらを点検することで、労務管理の課題も明確になります。社員の健康と生産性を維持・向上するためにも、作成したリストは定期的に見直すようにしましょう。

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テレワークをスムーズに進めるには、セキュリティ対策と労務管理の両面から、徹底した管理が必要です。セキュリティの確保が不十分だと、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まり、企業の信用問題にも発展しかねません。

一方で、労務管理が適切にされていないと、社員の負担が増してしまい、生産性の低下や長時間労働の問題が生じる可能性があります。チェックリストをうまく活用しながら、適宜必要な対策を講じるようにしましょう。

これらを点検することで、労務管理の課題も明確になります。社員の健康と生産性を維持・向上するためにも、作成したリストは定期的に見直すようにしましょう。

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