テレワーク管理ツールは必要？メリットや無料・有料ツールの違い、費用対効果の考え方を解説

テレワーク管理ツールは、テレワーク環境での業務効率化や、生産性の向上に欠かせないツールです。ツールの必要性やメリット、無料・有料ツールの違いを解説します。自社に合ったツールを導入するために、費用対効果の考え方も理解しておきましょう。

テレワーク管理ツールが求められる理由

従来のオフィスワークと異なり、テレワークでは社員の業務の進捗を、直接的に確認することはできません。一人一人のタスクの進捗管理やコミュニケーションの取り方など、さまざまな課題を抱えている企業は多くあります。

そこで近年は、テレワークに役立つ情報管理ツールが注目されています。単なる業務を監視するツールではなく、情報共有の促進や勤怠管理のサポートなど、多くの目的でツールの導入を検討する企業が増えている状況です。

また、セキュリティの面でも、社外での業務データの扱いにはリスクが伴うため、安全にデータを共有できるツールを求めている企業も多くあります。

テレワーク管理ツールのメリット

テレワーク管理ツールを導入することで、リモートで働く社員の状況を可視化できるようになります。業務の進捗や問題点を把握しやすくなり、適切な対策を講じられるようになるため、生産性の向上に寄与します。

また、社員の勤務状況の把握により、過剰な残業や隠れ残業の防止につながり、労働環境の改善も可能です。タスクの再配分や優先順位の見直しも容易になるでしょう。

さらに、ツールにはチャットやファイル共有機能が備わっている場合が多く、離れた場所でも社員同士のスムーズな連携を実現できます。セキュリティ面でも、アクセス制限やログ管理を通じて情報漏洩のリスクを軽減できるので、いまや管理ツールはテレワークに欠かせない存在といえるでしょう。

テレワーク管理ツールの選び方

テレワークの管理ツールを選ぶ際には、以下のように機能の網羅性や目的との適合性に加えて、安全に利用できるかも確認することが大切です。ツールを選ぶ際に注目すべきポイントを押さえておきましょう。

必要な機能が網羅されているか？

まずは、導入を検討しているツールの機能に注目しましょう。テレワーク管理には、時間管理に関する機能や、タスクの追跡・コミュニケーションの支援に関するものなど、さまざまな機能が必要です。

ツールによって利用できるものや、強みのある機能は異なるので、事前によく確認することが大事です。また、既存のシステムとの連携性や、将来的な拡張性も考慮しましょう。詳しくは後述しますが、セキュリティに関する機能もチェックが必要です。

自社の課題の解決に寄与するか？

ツールを選定する際には、実装されている機能に加えて、自社の抱える課題を解決できるかも重視する必要があります。例えば、社内の業務効率の低下が問題となっている場合は、タスク管理機能や勤怠管理機能が充実したツールを選ぶとよいでしょう。

また、従業員の自己管理が課題になっている場合は、作業時間の記録機能や業務の進捗を可視化する機能が求められます。企業ごとに抱える課題は異なるため、導入前に自社の状況をしっかり分析し、それに適したツールを選ぶことが重要です。

安全に利用できるシステムか？

テレワークの環境下では、セキュリティの確保が非常に重要です。ツールを選ぶ際には、安全に利用できるシステムか、慎重に確認する必要があります。データの暗号化や多要素認証、アクセス制御など、セキュリティを担保する機能の有無を確認しましょう。

また、ベンダーのセキュリティポリシーや、過去のセキュリティインシデントの有無なども調査するとよいでしょう。自社のIT環境との互換性や、既存のセキュリティシステムとの統合の可能性も、検討すべき重要なポイントです。

無料ツールと有料ツールの違い

テレワーク管理ツールには、無料のものと有料のサービスがありますが、それぞれに特徴があります。

無料ツールは初期費用・ランニングコストが不要で、小規模チームや試験導入に適しています。しかし機能が限定的であったり、セキュリティ面で不安が残ったりする場合があるので注意しなければいけません。ベンダーの十分なサポートが受けられないケースもあります。

一方、有料ツールは初期費用や月額利用料が発生しますが、機能が豊富で高いセキュリティ性能やカスタマイズ性を有しています。また、専門的なサポートが受けられることも多く、長期的な利用や大規模な組織に適しています。

ツールを選択の際する際には、自社の事業規模や予算・必要な機能・セキュリティ要件など、さまざまな面を総合的に考慮し、最適なツールを選ぶことが大切です。また、多くの有料ツールは無料トライアル期間を設けているので、実際に使い勝手を確認することをおすすめします。

テレワーク管理ツールの費用対効果の考え方

導入するツールの費用対効果を考える場合、定量的・定性的な面のどちらも考慮することが大事です。定量的な面でいえば、ツールの導入にかかるコストと、それによって削減できる業務負担を比較・評価するとよいでしょう。

例えば、導入によってどの程度、労務工数を削減できるか、具体的に試算するのが効果的です。現状、社員の状況確認に1日2時間かかっていたのが、ツールの導入で30分に短縮できるならば、1.5時間分のコスト削減効果があると考えられます。

また、同時に生産性の向上やコンプライアンスリスクの軽減効果など、数値化しにくい点も考慮しましょう。社員の満足度の向上や、離職率の低下といった側面も重要なポイントです。

環境に合った費用対効果の高いツールを選ぶ

テレワーク管理ツールは、リモート先の業務の「見える化」や適切な労務管理を実現し、組織の生産性の向上に貢献します。導入するツールを選ぶ際には、機能面や使いやすさ、セキュリティ面をよく確認した上で、環境に合ったものを慎重に選択しましょう。

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