情報の持ち出しが引き起こすリスクは？発生しがちな状況や有効な対策を解説

従業員による不正な情報の持ち出し行為は、企業にとって重大なリスクです。社員が情報を持ち出した結果、機密情報の漏洩や社会的信用の失墜など、深刻な影響を受ける恐れがあるので、十分注意しなければいけません。データの持ち出し被害の現状と、有効な対策を解説します。

社員の情報の持ち出しによるリスクとは？

社員が所属企業の機密情報を持ち出すと、さまざまなリスクを引き起こします。情報の漏洩による損害賠償責任や、社会的イメージの失墜など、企業にとって深刻な問題となり得ます。まずは企業が対応すべき代表的なリスクについて、きちんと理解しておきましょう。

機密情報の漏洩

企業が抱える顧客や取引先などの情報は、事業運営や競争力の維持・強化に欠かせない重要な資産です。社員がその情報を持ち出し、外部に漏洩してしまうと、顧客からの信頼を失ってしまうだけではなく、競合他社に対して優位性を与えてしまう可能性もあります。

特に、顧客情報や製品開発のデータなどは漏洩した際の影響が非常に大きく、売上低下や失注に直結するリスクがあります。事実として海外を中心に、競合他社に技術情報が漏洩した結果、市場におけるアドバンテージを失ってしまったケースは、決して珍しくありません。

損害賠償責任を負う可能性

社員が所属企業から情報を不正に持ち出した結果、機密情報が外部に漏洩してしまうと、被害を受けた顧客や取引先から損害賠償請求を受ける可能性もあります。実際、情報の流出により訴訟に発展し、莫大な金額を請求されてしまったケースもあります。

多額の損害賠償責任を負うと、企業財務に深刻な影響を及ぼし、場合によっては倒産リスクを高めることになります。特に資本力のない中小企業にとっては、死活問題になり得るでしょう。

社会的信用の失墜

情報の持ち出しによる漏洩が発覚した場合、企業の社会的信用が一気に失われるリスクもあります。被害を受けた顧客や取引先以外のステークホルダーも、当該企業が適切な情報管理をしていないと感じるでしょう。

さらにマスコミやSNSなどで情報漏洩が広く報じられれば、一般消費者からの信頼も揺らいでしまい、長期的な売上の低下を招く恐れもあります。一度失われた企業イメージを回復するには、長い期間と多くのコストが必要となるので、こうしたリスク回避のためにも徹底した情報管理が求められます。

取引の中止による経済的損失

社員による情報の持ち出しが発覚すると、取引先が契約を解除したり、その後の取引を中止したりする可能性があります。このような事態は、企業に直接的な損失をもたらすだけでなく、取引先からの信頼を失うことで、新たなビジネスチャンスを得る機会も失いかねません。

特に、重要な取引先との関係が悪化した場合、事業の成長戦略そのものの見直しを迫られるケースも考えられます。さらに取引中止が他の取引先にも波及すれば、売上が深刻な打撃を受けることになり、事業の安定性が揺らぐ可能性も否定できません。

データの持ち出しによる被害の現状は？

情報の持ち出しによる被害は、企業の規模や業界・職種を問わず、さまざまなケースで発生しています。特にIT技術の進展とともに、近年は多くの企業がDXに注力しており、テレワークやリモートワークを実施する組織も増えている状況です。

従来、紙で管理していた情報がデジタル化されるようになり、機密情報を含むデータを不正に持ち出す手段が多様化しています。実際に社員が転職に伴い、競合他社に情報をデジタルデータとして引き渡した事件も起こっています。

また、情報の管理システムの運用に関して、人的ミスによる情報漏洩のリスクも高まっており、サイバー攻撃により機密情報が流出する事件が後を絶ちません。企業は、データの持ち出しをはじめとした情報の流出が起こりやすい状況を理解し、徹底した対策を講じる必要があります。

データの持ち出しが起こる状況

データの持ち出しは、意図的にされるケースがほとんどで、以下のように多くの状況で起こり得るものです。よくある状況を知っておき、きちんと対策をしておかなければいけません。

社員の離職・退職時のデータ持ち出し

社員が離職・退職時に、所属企業のデータを不正に持ち出すケースが増加しています。退職後に競業避止義務を守らず、情報を持ち出して転職先で活用したり、独立後に競争優位を得るために利用したりする行為は決して少なくありません。

こういった不正行為は、企業の競争力や信用を著しく損ねる恐れがあります。退職する社員がアクセス可能なデータを厳密に管理し、情報が漏洩する可能性を、できる限り抑える工夫が必要です。

PC端末やUSBメモリなどの紛失・盗難

社員が業務で使用しているPC端末や、USBメモリなどの紛失・盗難によって、機密データが外部に流出する可能性もあります。

特に、手軽に持ち運びができるストレージデバイスは、社外に持ち出すのが簡単です。社員のセキュリティ意識が不十分だと、情報が外部に流出するリスクが大幅に高まるでしょう。後述しますが、社員がPC端末を電車内に置き忘れてしまい、重大な情報漏洩事件に発展したケースもあります。

こういったデバイスからの情報漏洩を防ぐには、データの暗号化やリモートワイプ機能などにより、紛失・盗難時にスムーズにデータを守れる体制を整えることが重要です。

メールの添付ファイルの流出

社員が機密情報を添付した業務メールを、自分の個人アドレスに送信して情報を持ち出すケースもあります。また、添付ファイルを誤って意図せぬ相手に送信したり、外部からの不正アクセスにより機密情報が盗まれてしまったりする場合も少なくありません。

こういったリスクを軽減するため、業務データに詳細なアクセス制限を付与したり、メールを暗号化したりするなどの基本的な対策は必須です。またメールの添付ファイルを制限し、代わりに安全なファイル共有システムを活用する、といった対応なども検討しましょう。

クラウドサービス経由の持ち出し

クラウドサービスの普及に伴い、社員がクラウド経由でデータを持ち出すケースも増えています。情報の流出を防ぐには、サービスへのアクセス管理を徹底し、厳密なルールの下で利用する環境を整える必要があります。

管理が不十分だと、社員が退職後もアクセスできる状態が続き、機密情報が意図せず持ち出されるリスクが高まるでしょう。社員のアクセス権限は定期的に見直し、退職時には即座にアクセスを無効化することが大事です。

また、業務で利用するクラウドサービスを選定する際は、セキュリティ機能が充実しているものを導入し、利用状況をモニタリングできる仕組みも考えましょう。

不正アクセスによる情報の流出

近年は不正アクセスの手口も巧妙化しており、大手企業や行政機関でも、機密情報が漏洩する事件が後を絶ちません。社員が外部のフリーWi-Fiで業務データをやり取りしてしまい、不正アクセスにより情報漏洩が疑われた事件もあります。

こういったリスクを軽減するには、強固なパスワード管理や二段階認証などの仕組みを導入するのはもちろん、VPNによりデータを安全に送受信できる環境の構築なども検討しましょう。

情報の持ち出しで問題が発生した事例

それでは、社員による情報持ち出しの事例を紹介します。いずれも被害企業に所属していた社員が起こしたもので、大きな問題となりました。

元派遣社員による顧客情報の流出事件

2023年に某大手通信会社の子会社において、元派遣社員による顧客情報の流出事件が発生しました。900万件以上の大規模な情報漏洩事件であり、犯人は管理アカウントによりサーバーにアクセスし、個人情報を第三者に流出させたようです。

流出先はいわゆる名簿業者で、顧客の氏名や住所・電話番号などの情報を売却し、数千万円の利益を得ていたといわれています。企業のアカウント管理の重要性を、広く認識させた事件といえるでしょう。

参照：ＮＴＴビジネスソリューションズに派遣された元派遣社員によるお客さま情報の不正流出について（続報）｜ニュースリリース

元従業員によるデータファイルの不正取得事件

こちらも2023年、某大手商社の従業員が、転職前に勤めていた企業の営業データ（約5万件）を持ち出し、不正利用していた可能性があるとして逮捕されました。当該従業員は転職前の企業において、同僚からデータベースの認証情報を聞き出し、自宅からアクセスして情報を窃取していたようです。

転職前後の企業と秘密保持契約を締結していたにもかかわらず、機密を持ち出した悪質さも注目されており、情報管理体制の甘さが、大きな問題に発展することを示唆した事件といえるでしょう。

参照：双日の本社捜索、社員が転職元から営業秘密持ち出しか - 日本経済新聞

情報の持ち出しを防ぐには？

情報の持ち出しのリスクを防ぐには以下のように、システムへのアクセス権限を詳細に設定するのに加えて、セキュリティ関連の社員教育を徹底する必要があります。さらに、データの持ち運びができない環境の構築なども重要です。

アクセス権限を詳細に設定する

情報の持ち出しを防ぐために、社員に与えるアクセス権限を厳格に設定する必要があります。業務上で必要なデータにのみアクセスできるようにして、利用状況を管理者が適宜モニタリングするようにしましょう。

重要なデータにアクセスできる人材を絞り込むことで、漏洩のリスクを軽減できます。また、すでに説明したように、定期的にアクセス権限を見直し、退職・異動した社員の権限はすぐに削除しなければいけません。

セキュリティ関連の社員教育を徹底する

社員にセキュリティ関連の教育を施し、不正な情報の持ち出しによるリスクや情報漏洩の被害について、きちんと認識してもらうことも大切です。

入社時点で情報管理の重要性やセキュリティ対策の基本を教えるとともに、中堅社員や管理者に対しても、定期的に研修やセミナーなどを実施しましょう。最新の脅威に関する知識をアップデートする必要があります。

特に各部門の管理者に対しては、内部不正が発生しやすい状況や、その兆候を理解させることが重要です。具体的な事例を共有することで、実際に起こり得るリスクをリアルに知ってもらうとともに、問題が発生した場合の対応も伝えておきましょう。

データの持ち運びができない環境を構築する

社員がデータを容易に持ち運びできる環境だと、情報の持ち出しリスクが高まります。データの持ち運びに制限をかけることで、リスクを減らすことも検討しましょう。

企業によっては、クラウドストレージや社内サーバーを利用し、外部メディアへの保存を一切禁止しているところもあります。添付ファイルの利用にも制限をかけることで、メールを利用した情報の持ち出しや流出が起こりにくくするのも効果的です。

たとえばテレワークや出張などで、社員のデータの持ち運びが必要な場合でも、きちんと暗号化して安全に利用できるようにしましょう。

ログ管理ツールを活用する

システムへのアクセス状況や、ファイルの移動などを記録できるログ管理ツールを導入することで、不正な情報持ち出しの兆候を早期に発見できます。社員がどのように情報を取り扱っているかを監視できるので、問題が発生する前に対処しやすくなるのでおすすめです。 

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情報の持ち出しを防ぐ仕組みをつくる

社員の情報の持ち出しにより、機密情報が漏洩する可能性があり、損害賠償責任を負ったり社会的信用が失墜したりする恐れがあります。基本となるアクセス管理の徹底をはじめ、社員教育やデータ管理環境の整備など、多方面での取り組みを強化しましょう。

さらに、ログ管理ツールの導入により、持ち出しをすぐに検知できるようにしたり、いざという場面でログをすぐ振り返れるようにしたりすることも重要です。持ち出しの可能性を完全にゼロにはできないものの、適切な対策を講じることで、できる限りリスクを低減する仕組みをつくりましょう。