在宅勤務のメリット・デメリットとは？導入成功のためのポイントと併せて解説

在宅勤務は、ワークライフバランスの観点からも注目される働き方ですが、導入の仕方次第では、従業員の管理が行き届かなくなったり職場が働きにくくなったりしてしまうこともあり得ます。そこで、メリットとデメリットについて把握した上で導入を検討することが担当者に求められます。本記事では、在宅勤務の概要から具体的な特徴、そして導入成功のための重要なポイントまでを解説します。

在宅勤務の概要

デジタル化が進み、業務内容によってはオフィスに出社しなくても仕事ができるようになった結果、在宅勤務を導入する企業が増えています。

在宅勤務は通勤コストの削減や全従業員分のオフィススペースをとらないといったメリットがある一方で、働きにくさを助長する課題もあります。在宅勤務を導入する際には、メリットとデメリットの両方について考えなければなりません。

そこでまずは、在宅勤務とは何か、その定義やテレワーク・リモートワークとの違いについて解説します。

在宅勤務とは何か

在宅勤務とは、主に自宅で仕事を行う労働形態を指します。

昨今ではデジタル化が進んだことで、PCなどのデバイスがあれば遂行できる業務が増えてきました。また、2020年ごろに発生した新型コロナウイルスのパンデミックの影響により、人と会うことを自粛する風潮の中で在宅勤務を導入する企業が増えたという経緯があります。

現在ではインターネット環境を活用し、業務の遂行やコミュニケーションを行うことで、会社や他のメンバーとつながりながら業務を進めることが可能です。

そのため在宅勤務は、今や一般的な働き方として人々に受け入れられています。

テレワークと何が違うか

テレワークの「テレ（tele）」とは「遠い」という意味があります。転じて、地域や場所を問わずに働く形態のことを「テレワーク」と呼びます。

総務省のICT政策の紹介サイトでは、テレワークは「ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と記載されています。

在宅勤務の勤務先が主に自宅であるのに対し、テレワークは場所を問いません。カフェやレンタルオフィスなどで働くこともテレワークと呼びます。

在宅勤務もテレワークの一部として見なされます。テレワークとは、出社して働く以外の働き方を指す大きなくくりのことを呼びます。

参考：総務省｜ICT利活用の促進｜テレワークの推進

リモートワークと何が違うか

リモートワークは、リモート（遠隔）で働くという意味です。テレワークと似た言葉ですが、リモートワークの場合、総務省では定義されていません。

しかし、一般的に「リモートワーク」という言葉が使われる際、その意味としてはほとんどテレワークと同じです。PCやスマホなどを通じて、オフィス以外で場所や時間を選ばない働き方を指します。リモートワークの中にも、在宅勤務を含んで使います。

在宅勤務を導入するメリット

在宅勤務を導入することで、企業にとってどのようなメリットがあるのかを紹介します。

生産性の向上

多人数が集まるオフィスでは、顧客からの電話や予定外の会議などにより、しばしば業務が中断されることがあります。

周囲と連携がとりやすいと言えば聞こえはよいですが、実際には他者の仕事に合わせて自分の業務内容を都度見直さなければならないため、複数のタスクを同時進行するマルチタスク状態になりがちです。

しかし、人間の脳は一度に複数のことに集中するのが難しいとされており、このような状況では集中力が分散・消耗しやすくなります。

一方、自宅で一人の時間を確保できる在宅勤務では、外部からの干渉が減り、集中力を高いレベルで維持することが可能です。このため、業務効率や生産性を向上させる効果が期待されます。

多様な人材の確保

在宅勤務は、多様な人材の確保につながります。最も顕著なのは、採用条件に場所を問わなくてもよくなるという点です。日本国内のどこにいても、あるいは外国にいる人材でも、在宅勤務を条件にすれば雇用することができるようになります。

また、家庭の事情で出社ができない人も、在宅勤務なら採用することが可能です。このように、企業としては欲しいスキルを持っていても、住まいや家庭の事情によって雇用が難しいケースにおいても在宅勤務なら雇用できる可能性があります。

通勤時間の削減による時間効率化・交通費の削減

通勤時間を経済的、時間的観点から見れば、通勤が無くなることは、従業員にとって大きなメリットです。

通勤時間をそのまま、仕事やプライベートの時間に使えるためです。これは月間・年間で見ると、大きな時間削減につながります。また、満員電車での通勤や遠方からの出社には体力を使うため、出勤時にすでに体力と気力を消耗してしまい、仕事に差し支えることもあり得ます。

しかし、在宅勤務ならそのようなデメリットはありません。また企業にとっても、交通費を削減できるため、経理上でメリットが生まれます。

在宅勤務のデメリット

一方で、在宅勤務には以下のようなデメリットがあります。デメリットを把握しないまま在宅勤務を導入すると、かえって労働環境が悪くなってしまう可能性があるため、注意が必要です。

コミュニケーションの低下

在宅勤務における最も大きな課題の一つは、コミュニケーションの減少です。やり取りをする回数が減るため、社員間の情報共有やチームの連携が希薄になる可能性があります。

テキストベースのコミュニケーションのみが続くと、誤解が生じたり、意思決定が遅れたりすることがあります。特にオンライン会議やチャットでのやりとりでは、相手の表情や仕草を見れないため、感情や意図を正確に伝えるのが難しくなることがあり得るのです。

コミュニケーションの低下は、緊急時の対応の遅れやチームの連携に大きな問題を及ぼす可能性があります。

労務管理の難しさ

在宅勤務では上司や監督者の目が常にあるわけでないため、実際の労働時間と報告する労働時間に乖離が出る可能性があります。

時間外労働が増えたり、逆に業務のための十分な時間が確保されなかったりすることもあります。その結果、人件費は同じでも生産性が著しく下がってしまうような事態もあり得るでしょう。

情報セキュリティのリスク

在宅勤務では、企業の機密情報が漏洩する可能性や、不正アクセスの被害に遭うリスクが高まります。

また、家族や知り合いを含む第三者への情報漏洩なども起こり得ます。企業としては、アクセス制限のためのセキュリティソフトの導入や業務用デバイスの普及が必要になり、かえって経費がかさんでしまうことも考えられるでしょう。

在宅勤務の導入を成功させるポイント

先述したデメリットを踏まえた上で、在宅勤務の導入を成功させるにはどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。以下に紹介します。

明確な目的設定と対象者の選定

在宅勤務をなぜ導入するのか、明確な目的を設定するところから始めましょう。交通費をはじめとする経費の削減や生産性の向上、または家庭の事情に配慮し、採用の幅を広げるためなど、さまざまな目的が考えられますが、目的に優先順位をつけることが重要です。

目的を曖昧なままにして在宅勤務を導入した場合、上記に紹介したデメリットの方が表面化してしまう可能性が高まります。

そして、在宅勤務の対象となる従業員を選定することも重要です。誰彼構わず在宅勤務を認めてしまうと管理が大変になってしまいます。遠方に住んでいる従業員や小さい子どもがいる従業員などに、在宅勤務を認める対象者を設定することが重要です。

情報セキュリティ対策の強化

在宅勤務において重要な課題になるのが、情報セキュリティをどのように扱うかという点です。先述したように在宅勤務の場合は自宅のPCやインターネットを使うことになります。セキュリティが不十分な場合、そこから企業の重要な情報が漏洩する懸念もあるでしょう。

そこで企業としては、情報セキュリティの対策を強化する必要があります。先述したような仕事で使うデバイスの支給やアクセス権限の制限、また在宅勤務用のセキュリティポリシーを策定して、情報の扱いについて明確に定めておくことも効果的な対策となります。

セキュリティポリシーの具体例としては、会社が定めたセキュリティソフトの導入や認証設定、社外への持ち出し禁止といったルールが挙げられます。これらの情報セキュリティ対策をしっかり行うことが、在宅勤務では重要です。

コミュニケーション手段の整備

在宅勤務導入により、コミュニケーションはどうしても乏しくなってしまいます。そのために企業として行うべきことは当然コミュニケーション手段を整備することです。

具体的には、業務で使用するテキストコミュニケーションツールを企業内で統一したり、定期的な1on1の導入などでコミュニケーションを取る機会を設けることが挙げられます。

在宅勤務はコミュニケーションの時間がどうしても減ってしまうため、その分効率的にコミュニケーションを取れる仕組みを整備するよう心掛けましょう。

適切な管理ツールの導入

在宅勤務の従業員を管理する方法として、操作ログの管理や業務用PCのスクリーンショットを一定間隔で撮影するといった方法が挙げられます。

「漏洩チェッカー」は、このどちらの機能も持っているセキュリティツールです。

IT資産の一元管理や操作ログの追跡が可能であり、従業員が社外で使用するPCの状況を的確に把握する手段を提供します。また、重要なファイルの操作を監視し、不正なデータ持ち出しや操作があれば即座にアラートを発する機能が備わっています。

加えて、一定間隔でPCのスクリーンショットを撮影し、保存しておくことも可能です。

在宅勤務では従業員が分散して働くため、管理が難しくなりますが、漏洩チェッカーを活用することで、企業全体のIT資産を統合的に管理し、セキュリティポリシーを徹底できます。

漏洩チェッカー|クラウド型IT資産管理・ログ管理ツール

在宅勤務の導入はメリットと課題を検討した上で導入する

在宅勤務を導入する企業は増えてきており、自社での導入を検討している経営者もいるでしょう。しかし、在宅勤務にはメリットと課題があり、そのバランスを踏まえた上で導入することが求められます。

そのためにも導入目的の明確化や対象となる従業員の選定、さらには在宅勤務におけるセキュリティ対策は必須です。

これらを十分に検討した上で導入することで、コストを削減した上で生産性を最大限に高められるようになるでしょう。