テレワークの業務管理の課題と対策。おすすめツールも紹介

コロナ禍を契機に、多くの企業でテレワークの導入が進みました。その流れに続く形で、従業員の働き方に対する価値観も大きく変化し、テレワークは企業の競争力を左右する重要な要素となっています。しかし、リモートでの業務管理には独自の課題があり、適切な対策が不可欠です。本記事では、テレワークにおける業務管理の課題と具体的な解決策、さらに効果的なツールの活用方法までを詳しく解説します。

テレワークの業務管理におけるよくある課題

テレワークが普及したことにより、多くの企業では、業務管理の改革を迫られています。従来の対面を前提とした管理手法では対応が難しい課題が次々と浮上し、それらを解決せねばならないためです。

課題解決のためにも、まずはテレワークにおける主要な業務管理の課題について詳しく見ていきましょう。

従業員の労働時間を正確に管理するのが難しい

テレワークでは従業員が同じ場所で働かないため、従業員一人ひとりの実際の労働時間を把握することが困難です。特に在宅勤務の場合、始業・終業時刻の管理や休憩時間の確認が曖昧になりやすい傾向があります。労働基準法では、使用者に労働時間の適切な把握が義務付けられているため、この課題への対応は法令順守の観点からも重要です。

業務の実態としては、従業員が実際の作業時間を過少申告してしまうケースや、逆に意図せず長時間労働になってしまうケースが報告されています。

また、業務の繁閑による労働時間の変動も把握しづらく、一部の従業員に過度な負担がかかっている状況を見逃してしまう可能性もあります。

参考文献：労働時間の適正な把握のために - 厚生労働省

公私を分けての管理が難しい

従業員が自宅で仕事をする環境では、業務に関係のない私的な活動と業務活動が混在しやすい状況が生まれます。これは、生産性の低下だけでなく、従業員のワークライフバランスにも大きな影響を及ぼす可能性があります。

具体的な問題として、業務時間中の家事や育児との両立、私用での中断、深夜までの仕事の継続などが挙げられます。また、オフィスと異なり、周囲の目がないことで、業務に集中できない環境になってしまうケースも少なくありません。

コミュニケーションが取りにくくなる

テレワーク環境下では、対面でのコミュニケーションが制限されることで、さまざまな課題が生じます。特に問題となるのは、即時的な情報共有や、細かなニュアンスの伝達が困難になることです。オフィスでは当たり前に行われていた雑談や、ちょっとした相談が減少することで、チームの一体感が失われやすくなります。

この問題は、プロジェクトの進行や意思決定にも影響を及ぼします。オンラインでのコミュニケーションでは、表情や声のトーンといった非言語情報が制限されるため、誤解が生じやすく、それが業務の遅延や品質低下につながる可能性があるためです。

適切に評価するのが困難

テレワーク環境下での人事評価は、従来の対面環境とは異なる難しさを抱えています。特に、日々の業務プロセスや、チームへの貢献度といった定性的な要素の評価が困難になります。また、成果の可視化が不十分な場合、努力や工夫が適切に評価されないリスクも存在します。

実際の評価場面では、業務の質や量の測定、目標達成度の判断、チーム貢献度の把握など、多面的な評価が必要となります。しかし、テレワーク環境では、これらの要素を総合的に判断するための情報収集が難しくなります。

テレワークの業務管理に必要な要素と注意点

効果的なテレワーク環境の構築には、適切な管理体制の確立が不可欠です。単なる監視ではなく、従業員の自律性を尊重しながら、生産性と働きやすさを両立させる仕組みづくりが求められます。そのため、ここではテレワークの業務管理に必要な要素について解説します。

勤怠・業務実態を正確に把握できる

テレワーク環境下では、企業の監視下になくても実際の業務開始・終了時刻の特定、休憩時間の確認などを適切に行う必要があります。

また、労働基準法で定められた労働時間管理の義務を果たすためにも、客観的な記録方法の確立が求められます。特にテレワークの場合は労働時間の把握が従業員の自己申告になることも多いため、申告内容が正確かどうか、確認できることが重要です。

さらに、業務時間中の私的活動の混在や、逆に業務時間外での仕事の継続といった事態も発生しやすく、業務実態についても、正確な把握が必要になります。

対面でなくてもスムーズなコミュニケーションが取れる

テレワーク環境下でのコミュニケーションには、対面とは異なる独自の課題があります。物理的な距離により、即時的な情報共有や非言語情報の伝達が困難になり、チーム内の意思疎通に支障を来す可能性があります。

特に問題となるのは、緊急時の連絡体制、複雑な内容の説明や確認、チーム内の関係性維持です。また、時差のある働き方では、リアルタイムでのコミュニケーションが制限され、業務の遅延や誤解が生じやすくなります。

加えて新入社員の育成や、チームの一体感の醸成といった面でも、従来とは異なるアプローチが必要となります。

監視のしすぎはストレスをかけることも

テレワークにおける業務管理では従業員の働き方を把握する必要性がある一方で、過度な監視はプライバシーの侵害やストレスの原因となり得ます。

特に懸念されるのは、常時モニタリングによる心理的負担、業務の自主性や創造性の低下、従業員のモチベーション低下です。

また、監視ツールの導入は、企業と従業員との信頼関係を損なうリスクも含んでいます。さらに、収集したデータの管理や使用方法についても、慎重な検討が必要です。監視と信頼のバランスを取ることが企業には求められます。

テレワークの業務管理を円滑に行う施策

テレワーク環境での業務管理を成功に導くには、明確な方針と具体的な施策の実施が不可欠です。効果的な業務管理を実現するための重要な施策について、実践的な観点から解説します。

テレワークに最適化した人事評価を用意する

業務プロセスの可視化が難しい環境では、成果物や目標達成度を重視した評価基準の確立が求められます。

具体的な評価指標としては、タスクの完了率、成果物の品質、締切順守率といった定量的な指標に加え、オンラインでのコミュニケーション能力、チーム貢献度、問題解決力といった定性的な要素も考慮に入れる必要があります。

また、評価の透明性を確保するため、目標設定から評価までのプロセスを明確化し、定期的なフィードバックの機会を設けることも重要です。

テレワーク用の業務マニュアルを用意する

テレワークでの業務を円滑に進めるには、詳細な業務マニュアルの整備が不可欠です。このマニュアルには、基本的な勤務ルールから、コミュニケーション方法、セキュリティ対策まで、テレワークに関連する全ての指針を網羅的に記載する必要があります。

マニュアルの具体的な内容として、労働時間の定義（コアタイムの設定、休憩時間の取り方など）、各種連絡手段の使い分け（緊急度に応じた連絡方法の選択など）、報告・連絡・相談のルール（日次・週次報告の形式、緊急時の連絡フローなど）を明確にする必要があります。

また、オンラインミーティングの進行方法や、文書管理のルールなども含めることで、業務の標準化を図ることが可能です。

そして、定期的なマニュアルの見直しと更新も重要です。従業員からのフィードバックや、実際の運用で発生した課題を反映させ、より実践的で使いやすい内容に改善していきましょう。

管理ツールを導入する

効果的な業務管理を実現するには、適切な管理ツールの選定と導入が不可欠です。テレワーク環境では、勤怠管理、タスク管理、コミュニケーション、文書共有など、多岐にわたる機能が必要となります。

ツール選定の際は、使いやすさやカスタマイズ性に加え、既存システムとの連携可能性も重要な判断基準となります。また、セキュリティ面での考慮も必須で、データの暗号化や、アクセス権限の管理機能なども確認が必要です。

導入後は、従業員への十分な教育と、利用状況のモニタリングが重要です。特に、新しいツールの導入直後は、使用方法の説明会や、マニュアルの整備、ヘルプデスクの設置など、手厚いサポート体制を整えることが効果的です。

テレワークの業務管理ではセキュリティ対策も必須

テレワーク環境下でのセキュリティ対策は、企業の重要な責務となっています。従来のオフィス環境とは異なるリスクや脅威に対して適切な対策を講じる必要があります。

以下ではテレワークにおけるセキュリティリスクとその対策について詳しく解説します。

テレワークは情報漏洩リスクが高まる

テレワーク環境では、従業員が社外から企業の機密情報にアクセスする機会が増加するため、情報漏洩のリスクが著しく高まります。私用PCの業務利用、フリーWi-Fi（公衆無線LAN）の使用、家族との共有スペースでの作業など、さまざまなリスク要因が存在するのが現状です。

具体的なリスクとしては、不正アクセスによる情報流出、マルウェア感染、フィッシング被害、オンライン会議での情報漏洩などが挙げられます。また、従業員の情報セキュリティに対する意識レベルの差も、重要なリスク要因となるでしょう。

これらのリスクに対しては、VPNの導入、デバイス管理、暗号化などの技術的対策と、セキュリティ教育、ガイドラインの整備などといった人的対策を組み合わせた総合的なアプローチが必要です。

特に、インシデント発生時の対応手順を事前に確立しておくことは、被害を最小限に抑えるための必須プロセスとなります。

セキュリティポリシーの策定が必要

テレワーク環境に適したセキュリティポリシーの策定は、安全な業務運営の基盤となります。このポリシーには、情報資産の分類、アクセス制御の方針、デバイス管理のルール、インシデント対応手順などの指針を含める必要があります。

具体的なポリシーの内容として、業務用デバイスの利用規定（私用機器の使用可否、セキュリティソフトの導入要件など）、データの取り扱い規則（保存場所、バックアップ方法、廃棄手順など）、アクセス権限の管理方針（認証方法、パスワードポリシーなど）があります。

また、ポリシーの実効性を確保するため、定期的な監査や見直しの実施も重要です。特に、新たな脅威の出現や、業務形態の変化に応じて、適切にポリシーを更新していく必要があります。

セキュリティ対策は「Watchy」を

情報漏洩対策の効果的なツールとして、「Watchy」の導入が推奨されます。Watchyは、機密情報の外部流出を監視し、不適切な情報の取り扱いをリアルタイムで検知することができます。

具体的な機能として、「フォルダー監視機能」ではフォルダー内のファイルに関する作成、削除、名称変更などの操作をログとして取得できます。社内の重要ファイルに関する操作にアラートを設定することで、情報漏洩を早期に発見することが可能です。

また社内システムへのログインやログアウトの監視や定期的なPC画面のスクリーンショット、操作ログの監視機能が備わっており、テレワークの労働実態の把握にも役立ちます。

Watchyについて詳しく知りたい方はこちら

適切な業務管理で従業員が働きやすい環境を

テレワークにおける業務管理は、生産性の向上と従業員の働きやすさを両立させることを目指すべきです。過度な管理や監視ではなく、適切なツールとルールの整備により、効率的で快適な働き方を実現することが重要です。

テレワークの成功は、適切な業務管理とそれを支えるツールの活用にかかっています。本記事で紹介した施策を参考に、自社に最適な業務管理体制の構築を進めてみてください。