労働管理の義務化への対応。企業が取り組むべき施策やポイントを解説

2019年4月からは客観的な記録による労働時間の把握が義務化され、企業はより厳格な管理を求められるようになりました。労働時間管理の最新動向や法令対応について、経営者や人事担当者は知っておく必要があります。本記事ではそれらの基本的知識に加えて、必要な取り組みや効率的な管理システムの導入について解説します。

労働時間の管理義務について

労働時間管理の義務化により、企業は従業員の労働時間を正確に把握し、適切に管理することが求められています。まずは、管理義務の概要や対象範囲について解説します。

労働時間の把握が義務化

2019年4月より、労働安全衛生法の改正により、企業は従業員の労働時間を客観的に把握することが義務付けられました。

この「客観的」を具体的に言うと、タイムカードやICカード、PCの使用時間の記録など、客観的な方法で労働時間を把握することです。

また、管理監督者やみなし労働時間制が適用されている労働者に対しても、きゃっかんてきに勤怠状況を把握することが義務化されています。

企業は、この法改正を機に、自社の労働時間管理体制を見直し、必要に応じて新たな管理システムの導入や既存システムの改善を検討する必要があります。

そもそも労働時間とは何を指すか

労働時間は、単純に「仕事をしている時間」だけでなく、より広い概念を指します。

例えば、次のような時間も労働時間に含まれます。

• 制服の着用や準備時間
• 営業後の職場の掃除時間
• 待機時間（指示があればすぐに業務に従事できる状態）
• 義務付けられた研修や教育訓練

つまり、「会社の指示で何かをしている時間」は基本的に労働時間となります。これらを適切に管理することで、従業員の働き方を正確に把握することが可能です。

加えて出張時の移動時間や、在宅勤務時のオンライン会議の待機時間なども、状況によっては労働時間として扱う必要があります。

企業は、これらの「グレーゾーン」とされがちな時間についても、明確な基準を設け、適切に管理することが求められます。

労働時間管理の対象

労働時間管理の対象は、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイト、派遣社員など、雇用形態を問わず全ての労働者が含まれます。

ただし、管理監督者や裁量労働制が適用される労働者については、一部異なる取り扱いがあります。例えば、IT業界で多く見られる裁量労働制の場合、実際の労働時間ではなく、みなし労働時間で管理することになります。

ただしこれらのケースでも先述したように、実際の労働時間も把握する必要があります。

労働時間管理の適正化が必要な理由

労働時間管理の適正化が求められる背景には、最近の法改正や社会的要請があります。ここでは、その主な理由について解説します。

残業の割増賃金率が引き上げられた

働き方改革関連法の施行により、2023年4月から中小企業を含めて月60時間を超える残業に対する割増賃金率が引き上げられました。

具体的には、これまでの25%から50%に引き上げられています。このように、残業代のコストが大幅に上がることで、企業側も残業削減に本腰を入れざるを得なくなりました。

この改正は、長時間労働の抑制と労働者の健康確保を目的としています。企業にとっては、人件費の増加というリスクが生じる一方で、業務効率化や生産性向上のための取り組みを加速させる契機ともなります。

残業時間の上限が明確化された

労働基準法の改正により、残業時間の上限が明確化されました。原則として、月45時間、年360時間が上限となり、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間を超えることはできません。

これまで「残業は当たり前」という風潮がある業界も多かったですが、この上限規制により、企業はいやが応でも残業削減に取り組まざるを得なくなりました。

企業は、この上限を順守するために、業務の効率化や人員配置の最適化、労働時間の適切な管理など、さまざまな対策を講じる必要があります。

管理監督者の適切な監督が必要

労働時間管理の適正化には、管理監督者の役割が重要です。管理監督者は、単に労働時間を記録するだけでなく、長時間労働の是正や業務の効率化にも取り組む必要があります

例えば、部下の残業が多い場合、単に「残業するな」と言うだけでは解決しません。業務の優先順位付けや効率化、場合によっては人員配置の見直しなど、根本的な解決策を考える必要があります。これは管理職の評価にも関わる重要な役割となります。

管理監督者には、部下の労働時間を適切に管理し、長時間労働を防止する責任があります。そのためには、日々の業務状況を把握し、必要に応じて業務の再分配や効率化の指導を行うことが求められます。

また、労働時間管理に関する法令や社内規定を十分に理解し、それらを順守する姿勢を示すことも重要です。

出典：労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために | 厚生労働省

企業側が管理すべき項目

労働時間管理を適切に行うためには、いくつかの重要な項目があります。ここでは、企業が具体的に管理すべき項目について解説します。

始業と終業時間の確認・記録

厚生労働省のガイドラインには、労働時間の把握について使用者が講ずべき措置として、以下のように記載されています。

「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」

従業員の始業・終業時間を正確に把握し、記録することが重要です。

タイムカードやICカード、PCの使用ログなど、客観的な方法で記録することが求められています。始業前の準備時間や終業後の片付け時間も労働時間に含まれる可能性があるため、これらを正確に記録することで、実態に即した労働時間管理が可能になります。

正確な労働時間の把握は、適切な賃金支払いや労務管理の基本となります。特に、フレックスタイム制やテレワークなど、柔軟な勤務形態が増加している現在、従来の出退勤管理だけでは不十分な場合があります。

例えば、テレワーク時のログイン・ログアウト時間の記録や、モバイルアプリを使用した勤怠管理など、新しい技術を活用した記録方法の導入も検討する必要があります。

また、記録された労働時間と実際の業務状況に乖離がないか、定期的にチェックすることも重要です。正確な労働時間の把握は、過重労働の防止や生産性の向上にもつながる重要な取り組みです。

出典：２ 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 | 厚生労働省

自己申告で勤怠管理を行う場合の措置について

自己申告制で勤怠管理を行う場合、こちらも厚生労働省のガイドラインに記載があります。記載の内容に沿って、企業側がやるべきことを解説します。

大きくは以下の3点です。

ア．従業員に制度を導入する前に、なぜ正確な自己申告が大切なのか、どうやって正しく申告すればいいのかをしっかり説明する必要があります。

イ．自己申告された労働時間が実際と合っているかを定期的にチェックする必要があります。例えば、オフィスの入退室記録と照らし合わせたり、抜き打ちで確認したりするのも一つの方法です。

ウ．残業時間の上限を厳しく設定しすぎたり、残業代を定額にしたりすると、従業員が実際の労働時間を正直に申告しにくくなる可能性があります。そういった制度や雰囲気がないか見直し、必要なら改善しましょう。

また、定期的に従業員へのヒアリングや、PCの使用ログとの照合を行うなど、多角的な確認方法を検討することも有効です。

出典：２ 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 | 厚生労働省

賃金台帳への適切な記入

賃金台帳は従業員の勤務時間や賃金の詳細を記載した台帳であり、労働時間や残業時間、深夜労働時間などを項目別に正確に記入する義務があります。

具体的には、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数などを正確に記録する必要があります。

また、これらの時間に応じた賃金の計算も適切に行わなければなりません。賃金台帳の記入を正確に行うことで、労使間のトラブルを未然に防ぐことができ、従業員の労働実態を把握することで、より効率的な人員配置や業務改善にもつながります。

労働時間の記録の保存

労働時間の記録は、賃金台帳や出勤簿などとともに、5年間（当分の間は3年間）保存する必要があります。これも労働基準法で定められた義務です。

この記録は、残業代の未払いなどのトラブルが発生した場合の証拠として使用されます。適切に保存しておくことで、万が一のトラブルにも対応できます。

労働時間の記録を適切に保存することは、法令順守の観点からだけでなく、企業の労務管理の透明性を確保する上でも重要です。

保存すべき記録には、タイムカードや出勤簿、PCの使用ログなどの客観的な記録だけでなく、残業申請書や休暇届なども含まれます。

これらの記録を適切に管理することで、労働時間に関する紛争が生じた際に、迅速かつ適切に対応することが可能です。

出典：改正労働基準法等に関するＱ＆ A | 厚生労働省

管理監督者の責任の明確化

厚生労働省のガイドラインには以下のように記載されています。

「事業場において労務管理を行う部署の責任者は、当該事業場内における労働時間の適正な把握等労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、労働時間管理上の問題点の把握及びその解消を図ること。」

労働時間管理の責任者（多くの場合、各部署の管理職）を明確にし、その職務内容を明確にする必要があります。

責任者は、単に時間を管理するだけでなく、長時間労働の是正にも取り組む必要があります。この役割は管理監督者の重要な職務の一つであり、適切に労働時間を管理できているかどうかが、管理監督者の評価にも関わってきます。

出典：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライ ン| 厚生労働省

労働時間等設定改善委員会の設置

労働時間等設定改善委員会を設置し、労使で労働時間管理の改善について協議することが推奨されています。

この委員会では、残業削減や有給休暇の取得促進などについて話し合います。労使で話し合うことで、現場の声を反映した実効性の高い改善策を見いだすことが可能です。

定期的に委員会を開催し、改善策の効果を検証することで、PDCAサイクルを回し、継続的な改善を図ることができます。

この委員会の活動を通じて、労使間のコミュニケーションを活性化し、働きやすい職場環境の実現につなげましょう。

出典：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン| 厚生労働省

労働管理を行うには勤怠管理ツールがおすすめ

効率的な労働時間管理を行うには、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。ここでは、勤怠管理ツールの機能やメリット、注意点について解説します。

勤怠管理ツールでできること

勤怠管理ツールには、以下のような機能があります。

• 打刻機能
• ワークフロー機能
• シフト作成機能
• 通知機能
• 帳票出力機能

残業時間の計算、有給休暇の管理など、労働時間に関するさまざまな管理業務を効率的に行うことができます。

最新の勤怠管理ツールは、単なる時間記録だけでなく、多様な機能を備えています。例えば、GPSを利用した位置情報の記録により、外勤者の労働時間も正確に把握することが可能です。

勤怠管理ツールを活用するメリット

勤怠管理ツールを活用することで、労働時間の正確な把握、管理業務の効率化、労務リスクの低減などのメリットがあります。

また、データの可視化により、労働時間の傾向分析や業務改善にも活用できます。例えば、「どの部署が残業が多いのか」「どの時期に業務が集中するのか」といった傾向がひと目で分かります。これらの情報を基に、人員配置や業務プロセスの見直しができます。

勤怠管理ツールの活用は、単に労働時間を記録するだけでなく、組織全体の生産性向上にも寄与します。

労働基準監督署の調査にも迅速に対応できるため、コンプライアンスリスクの低減にも効果があります。クラウド型のツールであれば、テレワーク下でも適切な労働時間管理が可能となり、多様な働き方にも対応できるでしょう。

勤怠管理ツールを活用する上での注意点

勤怠管理ツールを導入する際は、従業員のプライバシーへの配慮や、システムの操作方法の周知徹底が必要です。

特に、GPSや常時モニタリングなどの機能を使用する場合は、プライバシーへの配慮が重要です。また、ツールの導入により、これまでの業務フローが変わる可能性もあるため、スムーズな移行のための準備期間を設け、その間にシステムの操作方法などの研修を実施することも検討すべきです。

加えてツールに頼りすぎず、実際の労働実態との乖離がないか、定期的に確認することも重要です。

打刻機能により出退勤の時間が分かったとして、例えばテレワーク環境下では、本当に業務だけに従事しているのかが不明瞭です。生産性が下がった場合、本人の働き方に問題があるのか、それとも別の問題があるかを分析するためには、別のシステムの導入を考えてみてもよいでしょう。

労働実態を把握するなら「Watchy」の導入を

先にも述べた通り、在宅ワークやサテライトオフィスでの労働など、 監督者が不在の状況での仕事は勤務時間と実態が乖離する可能性も少なくありません。

また、社内PCで業務に関係のないWebサイトへのアクセスを防ぐための対策も必要です。

そのためにおすすめしたいのが「Watchy」です。Watchyは、企業のIT資産を守るためのセキュリティ監視ツールであり、従業員のPC操作履歴やWeb閲覧履歴を確認できます。

PC端末のログオン、ログオフ日時を記録し、稼働時間と照らし合わせることで、勤怠時間外にもかかわらず社内システムにログインしていないか、または勤怠時間内に関係のないWebサイトにアクセスしていないかといったことも把握することができます。

「業務中に外部サイトにアクセスしていた」といった状況はセキュリティリスクを伴うため、社内全体で防止策を講じ、勤怠実態の把握とセキュリティの向上に役立ててください。

Watchyについて詳しく確認する

適切な労働管理で生産性を向上させる

適切な労働時間管理は、企業の義務として法令で定められています。使用者は管理監督者の適切な配置や監視記録、違反していないかなどを適切に監視・記録しなければなりません。

また労働時間の管理は、単にコンプライアンスの問題だけでなく、従業員の健康管理や生産性向上にもつながります。長時間労働を是正し、効率的な働き方を推進することで、企業の競争力向上にも寄与するでしょう。

労働時間管理の適正化は、決して簡単なことではありません。しかし、一歩ずつ改善を重ねていくことで、必ず成果は表れます。

まずは自社の現状を把握し、できるところから改善を始めることが重要です。勤怠管理ツールの導入や、労働時間等設定改善委員会の設置など、具体的なアクションを起こすことが求められます。